無料で使える名刺管理ソフトおすすめ9選｜コストをかけずに名刺管理を行う方法と注意点、製品の選び方を分かりやすく解説

名刺は、取引先や顧客、社外とのコミュニケーション、そして自身のビジネスのために重要で必要不可欠なものです。そういえば、名刺は何が重要なのでしょう。実は「紙の名刺そのもの」ではなく、「その情報」と「活用の仕方」が重要なのです。

この記事では、名刺の重要性と具体的なビジネスメリットを再確認するとともに、すぐ使える／無料で使える名刺管理ソフトの選び方を解説していきます。

無料の名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデジタル化し、一元管理するためのツールです。特に現在主流であるSaaS（Software as a Service）型の製品は、インターネット経由で機能が提供されるため、専用のソフトウェアをインストールする必要がなく、ブラウザや専用のアプリを通じて手軽に利用できます。

名刺管理ソフトは、スマートフォンやスキャナーで名刺を撮影・スキャンし、OCR（光学文字認識）技術を用いて自動的にデジタルデータに変換し、保管できる機能を主に据えます。名刺情報を迅速かつ正確にデジタル化し、クラウド上で安全に保存・管理できます。

データ化によって名刺の情報をキーワード検索やフィルター機能を使って素早く検索できるほか、それらの情報をチームメンバーと共有する機能なども備えます。

名刺は特に顧客情報でもあることから、CRMシステムとの連携機能を充実させた製品も多くあります。名刺情報を自動的にCRMと連携させることで、営業活動を効率化し、顧客関係を強化することが可能となるでしょう。同時に、営業活動やマーケティング活動を効率化するために顧客フォローアップのリマインダー設定やセキュリティ機能も充実しており、ビジネスの効率向上と情報保護を同時に実現します。これらの特徴により名刺管理ソフトはほぼ全てのビジネスパーソンにとって、今や必要不可欠なツールとなっています。

名刺管理ソフトは「無料」で始められるものも多くあります。例えば「月額無料プラン」を用意する製品であれば、基本的な機能をコストゼロで利用することができます。無料版といえど、名刺のデジタル化と一元管理、基本的な検索機能やデータの共有といった主要機能を備えていることが一般的です。

名刺管理の重要性

これまでの「紙」をファイリングするようなアナログな名刺管理では、数が多くなればなるほど「欲しい情報を即座に探す」ことが難しくなります。また、大量の紙の名刺を持ち歩くことも今や現実的ではありません。「名刺は個人情報」。どこかへ忘れたり、落としたりするリスクはかなり高く、気軽すぎる考え方をしたままでは危険だと言えます。

エクセル（Microsoft Excel）などへ転記しファイルとして保存する方法もあります。こちらは一応デジタル管理とはなりますが、入力や管理の手間、利活用シーンや利便性、リスクなどを考えると結局のところ従来のアナログな方法と大きくは変わりません。

名刺管理ソフトは、名刺の情報を読み取って「データ化」し、その情報を電子的に管理できる機能を備えます。データ化することで、これまでの“紙”を探す行程に比べて「検索性」が著しく向上します。さらに、もらった名刺そのものにはない「交換した日時」「いつ、どこで、何回やりとりしたのか」から、「この人の上司」「その人の異動や転籍の更新」といった情報などまで反映でき、自動的に情報を付加・更新することもできます。

名刺を情報として電子的に管理することで、新規開拓の機会から、顧客や取引先との良好な関係を築くことに役立ちます。

名刺管理ソフトのメリット

名刺情報をデジタル化して一元管理できる

名刺管理ソフトは、紙の名刺をスキャンしてデジタル化し、一元管理することができます。これにより、名刺情報を効率的に整理し、紛失のリスクを減少させます。また、いつでもどこでもアクセス可能なため、営業活動やネットワーキングの強化に役立ちます。

顧客情報の迅速な検索と参照ができる

デジタル化された名刺情報は、キーワード検索やフィルター機能を使用して迅速に検索・参照することができます。これにより、必要な情報をすぐに見つけ出すことができ、ビジネスのスピードと効率が向上します。特に、多数の名刺を持つ営業担当者にとって有用です。

チームでの情報共有を実現する

名刺管理ソフトは、チームメンバーと名刺情報を共有する機能を持っています。これにより、営業チーム全体で顧客情報を共有し、連携した営業活動が可能になります。また、情報の更新もリアルタイムで反映されるため、常に最新のデータを基に行動できます。

CRMシステムとの連携ができる

多くの名刺管理ソフトは、CRM（顧客関係管理）システムと連携することができます。これにより、名刺情報を自動的にCRMに取り込み、顧客データベースを充実させることができます。これにより、営業活動の効率化と顧客関係の深化が図れます。

顧客フォローアップを強化できる

名刺管理ソフトは、名刺情報に基づいてフォローアップのリマインダーを設定する機能を持っています。これにより、重要な顧客との接触を忘れることなく、適切なタイミングでフォローアップを行うことができます。これにより、顧客満足度の向上とビジネスチャンスの最大化が期待できます。

データのセキュリティを強化できる

名刺管理ソフトは、データのセキュリティを強化するための機能を備えています。暗号化やアクセス制限、バックアップ機能などが含まれており、重要な顧客情報を安全に管理することができます。これにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑え、企業としての信頼性を高めることができます。

無料の名刺管理ソフトの選び方／チェックポイント

機能と使い勝手の確認

名刺管理ソフトの主機能の1つが「名刺情報の取り込み機能」です。紙の名刺をスキャナーにかける、あるいは「スマホのカメラで撮る」ことで、名刺に書かれている文字列を「自動識別」し、デジタルデータにしてくれます。

データ化は「OCR（光学文字認識）」を用いる機能が基本です。製品によって読み取りの精度や利便性が違うので、選定ポイントの1つになるでしょう。

さらに、人の目で確認する「オペレーター入力」を売りにする製品もあります。入力から情報反映までの時間はOCR機能よりかかりますが、目視チェックと入力を人力で行うので「より高精度なデータ化」を実現できることが特徴です。

このほかに、複数ある同一人物の情報を1つにまとめる「名寄せ」機能、顧客情報として親和性が高く、情報が一元化されていることでさらなる利便性を生む「SFA（営業支援システム）」や「CRM（顧客管理システム）」と容易に連携できる機能を持つ製品もあります。

業務のニーズに合っているかの確認

多くの名刺管理システムは「マルチデバイス対応」を実現しています。例えば、会社では業務PCで、出先ではスマホで、出張時は別のモバイルPCで、同じシステムとデータへ場所や使い方を問わすにアクセスできます。

スマホでの活用においては、そもそもスマホアプリが用意されているか、使い勝手はどうか、対応OS（iOS／Android、それぞれに用意されているかどうか）をチェックするととよいでしょう。

サポート体制の確認

サポート体制／サポートメニューの幅は「製品や料金プランによって変動する」ことが多いです。例えば、無料プランや低価格プランはWebヘルプのみ、有料プラン／企業向けプランは24時間電話受付やサポート専任者が付く、手厚いサポートメニューはオプションで別途用意、などで分かれることがあります。

また、システムが定期的にアップデートされ、最新のセキュリティ対策や新機能が追加されるかどうか。また、そのアップデートや保守期間が自社サービスの運用にどのように影響するのかといった、「他人任せでは済まない」自社として正しく把握し確認しておくべきこともあります。不明点は製品を提供するベンダーに遠慮なく問い合わせましょう。

無料プラン／無料トライアルの有無の確認

名刺管理システムには、「無料版」として無料で始められる製品もあります。無料版には大きく分けて「月額無料プラン」を用意するものと、一定期間試用できる「無料トライアル」を用意するものに分かれます。

無料プランは主にユーザー数が少ない小規模シーンや個人ユーザー向けに用意されます。基本的な機能──名刺情報の読み取り、情報の検索と参照機能は備えます。その一方で製品によって、スキャンできる名刺の登録数が限られる、無料の利用期間が限られる、他メンバーとの共有は非対応、広告が表出されるといった一部制限があります。

一定期間（1カ月など）無料で試用できる「無料トライアル」を用意する製品もあります。無料トライアルによって、操作感や機能の使い勝手を実際に体験できます。製品が自社の要求を満たしているかどうかを具体的に使って評価できるます。無料トライアルはぜひ積極的に、遠慮なく活用しましょう。

無料プラン／無料トライアルのある名刺管理システム9選

ここでは「無料プランあるいは無料トライアルのある」を条件に主要の名刺管理システムを9つ紹介します。各システムの特徴や有料版の料金とともに名刺管理システムを選ぶ際の参考にしてください。（製品名 abcあいうえお順／2024年10月時点）

Eight

F-RevoCRM

Jive / 3C Community

myBridge

Sansan

SKYPCE

Wantedly People

クラウドサービスサスケ

ホットプロファイル

無料の名刺管理ソフト　有料版との違い

なぜ無料なのか、どこまで無料で使えるのか

クラウド型／SaaS型のIT製品は原則として有料であることは念頭に置いてもらいつつ、「無料版」は一定の条件のもとで個人事業主から中小規模シーンでの導入に向け、または選定・検討に向けたお試しのために用意される、「無料プランのある製品」あるいは「無料トライアルを用意する製品」を差します。

一定の条件とは、利用できる機能が基本的なものに限られる／利用できるユーザー数に制限がある／保存できるデータ数に制限がある／保存期間に制限がある／広告が表出する、などがあります。

以下の条件・制限を理解した上で、その範囲で使えると判断できるならば無料プラン、あるいは無料トライアルで「無料の範囲で試験的にスモールスタート」し、システムの機能や効果を検証したいといったシーンに無料版は適しています。

名刺管理ソフトの無料版と有料版の違い

名刺管理ソフトの無料版と有料版で大きな違いとなるのは「提供される機能の範囲」と「データ保存容量」です。

無料版は基本的な機能をコストなしで利用できるため、初期費用を抑えたい個人事業主やビジネスユーザーの個人、小規模な企業にとって魅力的です。しかし無料版は多くの場合、有料版に比べると利用できる機能やデータの保存容量に制限があることが一般的です。

一方の有料版はより高度で便利な機能を提供し、データの保存可能な容量や保管ユーザー数制限なども緩和される、あるいはなくなります。サポート体制も手厚くなり、専用のカスタマーサポートやトレーニングプログラムが含まれることも多くあります。

名刺管理ソフト 無料版と有料版の機能差

名刺管理ソフトの無料プランも多くの場合、基本的な名刺デジタル化機能、保管と検索機能、整理機能を利用できます。これにより、紙の名刺をデジタル化し、簡単に管理する体制の第一歩をすぐに構築できるでしょう。その一方で無料プランは、名刺のスキャン数や保存容量、複数ユーザーでの共有機能など、機能に一定の制限があります。また、広告表示を行うことを条件に無料プランを提供する製品もあります。

有料版ではこれらの制限がなくなる、あるいは緩和されます。データ保存容量やスキャン数の上限は大幅に増加します。

またさらなる機能として、AIなどを用いた高精度なOCRデジタル化機能、タグ付けや分類機能、CRMシステムとの連携や詳細な分析機能、営業支援機能、セキュリティ強化などが備わることもあります。同時に多くの場合、専用のカスタマーサポートやトレーニングプログラムも提供されることが一般的です。

名刺管理のベストプラクティス

名刺を単なる連絡先情報と捉えるか、営業資源と考えるかによって、活用の幅は大きく異なります。

以下に名刺情報を「より有効に活用していく」ためのポイントを紹介します。

データの整理と更新

名刺情報を活用するためには、定期的な情報の整理や更新が必要です。アナログな方法の場合、その管理の煩雑さから情報の整理や更新が疎かになりがちです。

名刺管理ソフトには、取引先担当者の役職が変わっても同一人物として検知してひとつの情報としてまとめる「名寄せ」機能があるため名刺情報の整理に役立ちます。

また、相手も同じサービスを使用している状態で名刺情報に変更があった場合、自動で更新される機能を搭載している名刺管理ソフトもあります。取引先や顧客情報を常に新しくすることで、商談やアポイント獲得への契機につなげられます。

データのセキュリティ

名刺情報は個人情報が含まれ、また顧客や取引先などビジネス上の重要な情報です。その取り扱いは厳重に行う必要があります。

名刺管理システムを選ぶ際には、「プライバシーマークを取得している」「IPアドレスやログインの認証機能でアクセスの管理をしている」「データ通信が暗号化されている」などといった点からセキュリティレベルを確認するとよいでしょう。

不明点は製品を提供するベンダーに遠慮なく問い合わせましょう。

データの活用と共有

名刺は単なる顧客データではなく、その情報を適切に活用することで強力な営業支援ツールになります。

例えば、顧客の名刺情報を一覧化することで顧客リストができます。それを基にしたマーケティング活動や、新規顧客獲得の機会を見出すための分析などにもつなげられます。

そして、名刺（＝顧客）情報を一元化する体制を作れたら、さらなる営業対策強化や戦略のためのツールとなるSFAやCRMの導入計画をスムーズに進めていける効果も期待できます。

無料の名刺管理ソフトは、今すぐ導入できる「DXの第一歩」

ビジネス誌や経済ニュースなどで、今後の企業成長にはDX（デジタルトランスフォーメーション）化が必須──などと叫ばれます。もしDX化を望みつつも、どうすればよいのか……に悩みがあるならば、導入のハードルが低く、ユーザー／従業員も分かりやすくメリットを感じられる「名刺管理システム」をDX化の第一歩にしてみてはいかがでしょうか。

無料プラン、あるいは無料トライアルのある製品ならば「お試し」も可能です。

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