中小企業でも大丈夫？　「販売管理システム」の導入メリットとその効果、おすすめ製品5選

「販売管理に時間と手間がかかってしまう」「商品の注文情報や顧客データなどに不整合が発生してしまう」。このような販売管理上で発生する課題は、販売管理をアナログ手法で行っていることが原因の場合が多くあります。

販売管理システムを導入すれば、効率的で正確なデータ管理が可能になります。

本記事では、販売管理システムを導入することで得られるメリットと導入時の注意点、そしておすすめの販売管理システムを詳しく解説します。

販売管理をまだアナログ手法で行う中小企業にありがちな課題

アナログ手法で販売管理を行う中小企業が直面する課題はさまざまです。

まずは、起こり得る課題について紹介します。

×手作業による入力ミスが起こる

アナログな手法では、販売管理を行う際に商品の注文情報や顧客データ、在庫状況などの情報を手作業で入力することになります。

このような手作業による入力は、誤字や記入漏れ、数字の誤りなど、人的ミスを引き起こします。

その結果、データとしての正確性低下につながります。

×情報共有が難しい

アナログ手法で販売管理を行うと、重要な販売データや顧客情報が特定の個人や部署に限定されがちです。

情報が属人化されてしまうと、組織全体での迅速な意思決定や協力が妨げられます。

情報の把握や管理も煩雑になってしまい、業務の遅延や誤解を招きやすくなります。

×業務効率が低い

アナログ手法による販売管理は、業務効率にも大きく影響します。

手作業でのデータ入力、紙ベースの書類管理、物理的なファイルの保管といった作業は、時間と手間がかかり、効率的な業務運営を妨げます。

従業員は本来の業務に集中することが難しくなり、結果的に全体の生産性が低下することにもつながってしまいます。

中小企業が販売管理システムを導入するメリット

中小企業の販売管理にありがちな課題を解決するためには、デジタルの販売管理システムの導入が鍵となります。

ここからは、中小企業が販売管理システムを導入することにより得られるさまざまなメリットを具体的に解説します。

販売情報の一元管理を実現できる

販売管理システムの導入により、中小企業は販売に関する情報を一元管理することが可能です。

注文、在庫、顧客データなどが1つのシステム内に集約されるため、情報共有や業務の効率化が期待できます。

販売戦略を改善できる

販売管理システムの導入により、販売戦略の改善が可能になります。

例えば、販売データから人気商品の傾向を読み取ったり、季節やイベントに応じた販売動向を分析したりすることで、販売戦略の改善点を把握できます。

在庫管理体制を改善・強化できる

販売管理システムの導入で在庫管理が大幅に改善されます。

システムを通じて在庫情報をリアルタイムに把握し、在庫過多や在庫不足といった問題を防止できます。

これにより、無駄な在庫コストの削減や、顧客への迅速な商品提供が可能になります。

顧客情報を正しく管理できる

顧客の購買履歴や好み、連絡情報などの顧客情報を正しく管理することで、顧客との関係を強化することが可能になります。

結果として顧客満足度の向上につながります。

販売データの分析情報／分析手段を得られる

販売データの細かい分析も可能になります。

市場動向や顧客の行動パターンを詳細に分析することで、より効果的なマーケティング戦略を策定したり、新しい商品開発のアイデアを得たりすることができます。

中小企業向け　販売管理システム導入時の注意点

販売管理システムの導入時には、注意すべきポイントが3つあります。

これらを考慮して導入の準備を進めていきましょう。

（1）導入目的とコスト

販売管理システムの導入には、初期投資としての導入費用と、継続的なランニングコストがかかります。

特に中小企業では、限られた予算内で最大の効果を得ることが重要になります。

クラウドサービスの場合、利用料が月単位または年単位で発生し続けることを理解し、長期的な費用対効果を検討する必要があります。

（2）操作性

「操作性のよさ」は、ユーザーの効率化、そして「自社のユーザーが継続して正しく使えるか、使いこなせるかどうか」の観点で、主観が入りがちですですが、実は重要な選定基準です。選定において自社のニーズを把握し、要件として定めることで、「操作性」のどこをどのようにチェックすればよいのかが見えてきます。

使いやすいシステムは、スムーズな導入と、いち早く操作に慣れる手助けとなります。

（3）業務フローの改善

販売管理システムを導入すると、従来の業務フローに変更が生じます。

この変更に対応するためには、社員への適切な教育やトレーニングが不可欠です。

新しいシステムへの移行は、従業員にとって新たなスキルの習得や作業方法の変更を意味するため、十分な説明会、研修、そしてフォローアップが求められます。

従業員が新システムに順応し、その機能を最大限に活用できるようなサポート体制の整備も重要です。

販売管理システム選定に向けた準備ポイント

適切な販売管理システムを選ぶためには、事前の準備が重要です。

ここからは、販売管理システム導入時に準備しておきたい確認事項を紹介します。

業務フローの明確化

新たな販売管理システムの選定においてまず重要なのは「要件定義」です。自社の販売管理に関する業務フローを明確にし、どんな課題があるのか、その課題をどう解決したいのかをできるだけ多くリストアップして、要素別に重要度順に順位付けをしましょう。

業務フローを改めて明確にすることで、必要となるシステム機能や要件を「具体的にベンダーへ伝えられ」ます。この要件定義をあらかじめしておくことが、より適切なシステム選定につながります。

システムのカスタマイズ性

中小企業においては、独自のビジネスモデルや特有の業務プロセスを反映できるカスタマイズ性の高いシステムが求められます。

システムがカスタマイズ可能であれば、企業の成長や変化に合わせてシステムを進化させることが可能になり、長期的なビジネスニーズに対応できます。

セキュリティ体制

勤怠管理システムには、顧客情報や販売データなどの機密情報が含まれることが多いため、セキュリティの確保は極めて重要です。

システム選定時には、データの暗号化、アクセス管理、バックアップの方法など、セキュリティ対策が十分に施されているかを確認する必要があります。

また、セキュリティ違反やデータ漏洩が発生した際の対応計画も検討しておくことが重要です。

【中小企業にも向く】無料トライアルのあるおすすめ販売管理システム5選

中小企業にも採用例が多く、「無料トライアル」を用意する販売管理システムは以下の通りです。（製品名 abcあいうえお順）

TEMPOSTAR

助ネコ EC管理システム

通販Best

弥生販売

楽楽販売

販売管理システムの選定は「自社への適合見定め」が成功への第一歩

正確で効率的な販売管理を行うためにも、自社に合った販売管理システムの選定が非常に重要です。本記事で紹介した注意点を押さえ、自社のニーズに合った機能や費用対効果を検討して選定しましょう。自社に適しているかどうかのポイントは「自社の方法を改めて棚卸しして、要件としてまとめる」こと、そして「製品ベンダーに、自社の要件に応えられるかどうかを遠慮なく聞く／問う」ことです。

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