商談管理はエクセルでできる？　使える機能とテンプレートの活用法

幅広い業務で用いられるエクセルを商談管理に活用する人も多くいることでしょう。低コストで大抵の人が概ね使える手軽さから、商談管理の手段としてもよく用いられます。

本記事では、エクセルを用いた商談管理の仕方やエクセルで商談管理を行うメリット・デメリットをご紹介。さらにエクセルで商談管理をする際に使えるテンプレートや自動化機能の活用方法など具体的な活用方法まで詳しく解説します。

エクセルで商談管理を行うメリットとデメリット

エクセルは多くの企業で商談管理に活用されています。柔軟性とコスト面でまずはエクセルで商談管理を始めるのが一般的ですが、同時にいくつかの課題もあります。まずは、エクセルで商談管理を行う場合のメリットとデメリットを説明します。

エクセルを使うメリット

初めに、エクセルを使うメリットからみていきましょう。商談管理にエクセルを用いるメリットは、大きく分けて3つあります。

低コストで始められる

エクセルは、WindowsのPCであれば標準装備されていたり、ライセンスを購入することで容易に利用ができます。一度導入してしまえば追加の費用がかかりません。

そのため、予算が限られている場合や、初期投資を抑えたい場合、手軽に商談管理をしたい場合に適しています。

カスタマイズしやすい

シートやセルのレイアウトを自由にカスタマイズできる点もエクセルで商談管理をする大きなメリットです。商談のステータス、金額、期日など、必要な項目を自由に設定し、自社の業務フローに最適な管理シートを作成できます。

特定の商談プロセスに合わせて計算式を組み込んだり、条件付き書式を使って視覚的にデータを整理したりすることも可能です。

操作が簡単で慣れやすい

エクセルは広く普及しているソフトウェアで、ほとんどのビジネスマンが何らかの形で使った経験があるのではないでしょうか。そのため、エクセルを使った商談管理は、特別なトレーニングを必要とせずに始められます。操作が簡単で慣れやすいことは、導入ハードルを下げる大きなポイントです。

エクセルを使うデメリット

ここまでエクセルで商談管理をするメリットを述べてきましたが、もちろんデメリットもあります。エクセルで商談管理を行う場合のデメリットは具体的に以下のような点です。

データの整合性管理が難しい

エクセルは手動入力が中心となるため、データの整合性を保つのが難しくなることがあります。複数人で同じファイルを編集すると、データの重複や誤入力が発生しやすくなり、後々の分析や報告に支障をきたす可能性があります。

特に、頻繁に更新が行われる場合、ファイルを複製してしまう等で異なるバージョンのファイルが存在することで、管理が煩雑化してしまうことがあります。

大量データの処理性能に限界がある

エクセルは小規模なデータ管理には適していますが、大量のデータを記録した場合処理速度が低下し、ファイルが重くなることがあります。フリーズや操作の遅延が発生することがあり、大量のデータを扱う業務には不向きといえます。

セキュリティ面でのリスクがある

エクセルファイルは、パスワード保護や暗号化が可能とはいえ、全体的なセキュリティ対策が十分ではありません。

例えば、共有ファイルの編集権限を管理しないと、データの改ざんや不正アクセスのリスクが高まります。また、クラウドベースのシステムに比べると、エクセルは情報の漏洩や紛失のリスクが高くなります。

効果的な商談管理に必要な項目とシート構成

ここまで、エクセルで商談管理を行う場合のメリット・デメリットをみてきました。デメリットももちろんありますが、とはいっても導入障壁が低く手軽にはじめられるのがエクセルを用いる魅力です。ここでは商談管理をエクセルで効果的に行うための項目とシートの構成についてご紹介します。

商談管理に必要な基本項目

ここでは、商談管理に欠かせない基本項目やシートの設計方法を表にまとめます。

シートの構成と設計方法

商談管理シートは、作成して終わりではなくその後も継続的に入力・更新をしていく必要があります。複数のメンバーが手間なく入力をするためには、使いやすい構成にする必要があります。例えば、以下の要素を考慮して構成することで、より使いやすくなります。

1.シートのレイアウト

シートは視覚的に整理されていることが重要です。商談名やステータス、商談金額など、頻繁に使用する項目は上部に配置し、情報をすぐに確認できるようにします。複数の商談を管理する場合、テーブル形式で情報を一覧表示するのが便利です。

2.カスタムフィールドの追加

自社の業務に合わせて、必要な項目を自由に追加。例えば、特定の業界に特化した項目や、商談のリスク評価など、商談管理に必要な独自のデータを管理できるようにしましょう。

3. データ入力のフォーマット設定

入力ミスを防ぐために、ドロップダウンリストや条件付き書式を使用して、データの入力を統一。例えば、ステータスの項目はあらかじめ選択肢を設定しておくことで、入力の一貫性を保つことができます。

エクセルの自動化機能を活用して営業効率を向上

エクセルには、作業を効率化するための強力な自動化機能が備わっています。ここでは、エクセルを用いて商談管理をする際に便利なマクロとVBAの基本から具体的な自動化の実例、そして自動化のメリットと注意点について解説します。

マクロ、VBAとは？

マクロは、エクセルでの操作を自動化するための機能です。手動で行う作業を「マクロの記録」機能を使って記録することで、その操作を後で自動的に繰り返すことができます。

例えば、データ入力や書式設定、集計・判定などの定型作業をマクロで記録しておけば、ボタン1つで同じ作業を繰り返し実行できるようになります。「マクロの記録」を活用することで、難しいプログラミングをせずとも簡単に設定できるものも多くあります。

VBA（Visual Basic for Applications）は、エクセルの機能をさらに拡張し高度な自動化を実現するためのプログラミング言語です。マクロの記録で作成されたコードはVBAで記述されており、このコードを編集することで、複雑な自動化処理も可能になります。

例えば、VBAでは、「If文」や「Forループ」などのプログラミング構文を使うことで、条件に応じた処理や繰り返し作業を簡単に設定できます。

エクセルで自動化を実践

エクセルで自動化を実現する具体的な例を紹介します。以下のような作業は、マクロやVBAを用いて自動化すると効率的な商談管理がしやすくなるでしょう。

定型作業の自動化

毎日、同じデータを入力する作業や、同じフォーマットを適用する作業をマクロで記録し、自動化も可能。例えば、毎朝特定のデータを集計してグラフを作成する作業をボタン一つで完了させることができます。

データ入力の簡素化

複数のシートにまたがってデータを転記する作業や、大量のデータを一括で処理する作業もVBAを使えば効率的に行えます。例えば、特定の条件に基づいてデータをフィルタリングし、必要な情報だけを別シートにコピーする作業などが可能です。

定期レポートの自動生成

毎月や毎週のレポート作成も自動化できます。VBAを使って、指定された期間のデータを集計し、フォーマットに従ってレポートを作成するような処理を設定しておけば、例えば社内レポートを週次や月次で作成が必要な場合でも、効率的に作成ができます。

エクセル自動化のメリットと注意点

マクロやVBAを用いて自動化できる業務を説明してきました。これらを用いることで、エクセルに少し手を加えるだけで比較的簡単に汎用性の高い商談管理シートが作成できますが注意点もあります。以下で、自動化するメリットと注意点をみてみましょう。

エクセル自動化のメリット

まずは「作業時間の短縮」が挙げられます。手作業では時間がかかる処理を自動化することで、作業工数の大幅な削減が見込めます。また、作業時間圧縮により、優先度の高い重要なタスクに集中することができます。

また、「エラーの削減」にもつながります。手作業によるミスが減り、より正確にデータを管理することができます。

エクセル自動化の注意点

一方で、注意点もあります。「マクロの記録」を使う場合には、不必要な操作までマクロに記録されることがあります。その場合、後でコードを見直し、不要な部分を削除する必要がありますが、慣れていないとコードの見直しや改善は難しいでしょう。

また、中には特定のダイアログ操作などの「マクロで記録されない操作」も存在します。同様に複雑な条件処理が必要な場合にも、VBAでコーディングする必要があります。

更に、「セキュリティリスク」もあります。VBAで作成したマクロは強力ですが、悪意のあるコードが含まれるリスクもあります。利用する際は信頼できるソースからのみマクロを受け入れるようにしましょう。

エクセル管理に限界を感じたら……

エクセルは小規模なデータ管理には便利です。しかし業務が拡大するにつれて処理速度が低下したり、複数名での作業には向いていなかったりなど、管理がごちゃごちゃと煩雑になったりする課題が出てきます。

その場合は必要に応じて、いえ、昨今の推奨としてはその課題が顕在化する前に、商談管理をはじめとするセールス部門のプロセスを効率化するIT製品、例えばCRM（顧客管理システム）、SFA（営業支援システム）などの導入を検討していくことをおすすめします。ここでは、CRMシステムの導入メリットや、移行のタイミング、さらに移行プロセスについて解説します。

CRM／SFAの導入メリット

CRM／SFAを導入するメリットは以下の通りです。

移行のタイミングの判断基準

CRM／SFAの導入・移行の検討時期は一般的に、以下のポイントが基準になることが多いです。

事業規模の拡大

取引先や顧客の数が増え、エクセルでの管理が煩雑であることが既に課題と認識しているのであれば、CRM／SFAなどのIT製品の導入・移行をできるだけ早期に検討すべきです。

データ管理の煩雑化と課題の顕在化

エクセルでのデータ管理が複雑化しミスやデータの不整合が頻発するようになったとき、このようなデータの不備が許されない状況が見えたときも、CRM／SFAなどのIT製品の導入・移行をできるだけ早期に検討すべきです。

チームの要望

従業員、チームメンバーから、より効率的なデータ管理や共同作業のツールが求められることもあるでしょう。こんなときは既に従業員は「エクセルではもう限界」と感じています。ぜひCRM／SFAなどのIT製品の導入・移行でさらなる効率化を目指しましょう。システムが統一され、データも一元化されることで、複数のユーザーがリアルタイムでデータを更新・共有できるようになります。全社的な連携性の向上が見込めます。

CRM／SFA導入のプロセス

CRMへの移行をスムーズに進めるためには、綿密な計画が必要です。以下に手順を紹介します。

1. データの整理整頓

まず、エクセルにあるデータを整理します。データを整えたり、不要な情報や重複データを削除したりします。クリーンなデータを用意することで、CRM／SFAへの移行がスムーズになります。

2. 導入・移行計画の策定

移行スケジュールやリソースの割り当て、潜在的なリスクへの対策を含む計画を立てます。導入目的を明確にし、できるだけじっくりと「要件定義」を行いましょう。

要件定義は、その目的を達成することに向けた手順や仕様を定める作業です。具体的には、自社のニーズをあらためて正確に洗い出して、どんな課題があるのか、どのような業務プロセスを改善したいのか、どの業務に最も時間がかかっているのか、いつまでに何をどれだけ達成することを目標とするのか、また将来的にどのような機能が必要になる可能性があるのか、といった要素をできるだけ多くリストアップし、優先順位を付けた「要件」としてまとめます。関係する全ての部門を巻き込んで計画を進めると良いでしょう。

3. 製品／ベンダーの選定

業界や企業の規模、営業状況に応じたCRM／SFAを選ぶことが大切です。適合性ももちろん、ベンダーの実績やサポート体制も選定ポイントのひとつとして注目しましょう。

4. スタッフのトレーニング

新しいITシステムの操作に慣れるために、従業員に対して十分なトレーニングを行います。対面とオンラインの両方でのトレーニングを組み合わせるとより浸透しやすくなるでしょう。また、導入後に向けてマニュアルを作成することも大切です。システム側がマニュアルを提供しているケースもありますが、社内ルールや運用ルール、自社の使い方などのマニュアルを特別に用意するのも良いでしょう。

5. 移行後のサポート

システム移行後は、事前に想定できていなかった問題が発生することがしばしばあります。本格導入をすると、想定していなかった使い方やレクチャーの不足点など、利用者からの様々なFBを元にマニュアルを整備したり、問題が発生した際に迅速に対応できるよう、継続的なサポートを行います。また、定期的なアップデートや機能追加に応じたトレーニングも行いましょう。

まずはエクセルで商談管理、ただし“限界”も　できるだけ早期にITシステムの導入検討を

商談管理をエクセルで行うことで、コストを抑えつつ柔軟な管理が可能になります。ほぼ無料でできますので、まずは前述した方法を参考に実施していきましょう。

ただし、データの整合性管理やセキュリティの面で注意が必要です。そして、事業・業務が拡大し、より高度で確実な体制が求められることで「エクセルでは限界」と感じてくることも……特に昨今は“かなり早期に”発生することが予想されます。この段階になったら、いえ、そうなる前に、より効率化し成果を上げるための手段となるCRM／SFAのようなITシステムをできるだけ早く検討し、導入し、活用していくことをおすすめします。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトの専門スタッフまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービス選定を最後までサポートいたします。