高品質で効果的なサービス提供を実現するためには、顧客情報の一元管理が欠かせません。しかし、「かなりの初期費用がかかるのでは……」と懸念している企業も多いでしょう。実は、無料で始められる顧客管理ツールが存在します。無料版CRMを活用することで、コストを抑えつつ顧客情報の効率化が可能になり、営業活動のメリットを享受できるようになります。
本記事では、無料で利用可能な顧客管理システムのおすすめを紹介し、有料プランとの違いや、顧客管理ツールの主な機能と選び方についても触れます。CRMの導入を検討している人はぜひ参考にしてください。
目次
顧客管理システムとは？
顧客管理システムは、企業が顧客情報を効率的に管理し、営業力の向上や業務効率の改善を目指すためのツールです。CRM（Customer Relationship Management）とも呼ばれます。顧客データの一元管理から分析、マーケティング戦略の策定に至るまで、幅広い機能を提供します。
「顧客管理システム」と「CRM」の違いは？
「顧客管理システム」と「CRM（Customer Relationship Management／顧客関係管理システム）」は、細かく分けると異なる概念で定義されることもあります。しかし昨今の一般的なIT製品、ITツールとしての目的、機能や解決できることは同様といえます。本記事では分かりやすく、「両者は同じもの」として解説していきます。
顧客管理システムの主な機能と利点
顧客管理システムは、顧客情報の収集、整理、分析を通じて、営業支援、営業効率の向上や顧客満足度の向上に寄与します。特に無料で始められる製品もあるクラウド型の顧客管理ツール、管理アプリは、初期費用を抑えつつ、以下のメリットを享受できます。
- 顧客データの一元管理: 必要な情報に迅速にアクセスでき、営業活動やカスタマーサポートの品質を向上させる
- 販売の最適化: 顧客のニーズに合った商品やサービスを提供し、営業効率の向上につながる
- マーケティングの効率化: 顧客情報の活用により、より効果的なマーケティング戦略を立案できる
顧客管理システムで実現するビジネスメリット
顧客管理システムを導入することで得られるメリットをもう少し具体的に解説します。
-
顧客データを一元化できる
-
顧客データへの効率的なアクセスを実現できる
-
販売効率を最適化できる
-
カスタマーエンゲージメントを高められる
-
新たなビジネス機会を発見できる
（1）顧客データを一元化できる
顧客管理システム（CRM）を導入することで、複数の部署やチャネルから収集された顧客情報を一元化できます。これまで個別管理／部署ごとに散在していたような、例えば営業担当が取得した問い合わせ履歴、マーケティングチームが収集したキャンペーン反応データ、カスタマーサポートが記録したサポート履歴なども含めた「顧客情報」として1つのシステム／データベースとして統合されます。
これにより、データのダブリ／新旧／誤認がなくなる、部門間の連携を強化できる、全体像を把握しやすくなる、顧客ごとのパーソナライズされたサービス提供が可能になるといった数々のメリットが生まれます。
（2）顧客データへの効率的なアクセスを実現できる
データが一元化されることで、データの最新性、確実性、そして利便性を大きく高められます。従業員は常に正しく、最新・リアルタイムな情報へアクセスでき、それを元に動けるようになります。経営層・管理者も同様に、誤りや揺れのない常に最新版のデータを根拠に事業・経営判断を下せます。
またクラウド型／SaaS型システム・製品ならばさらに、これまで存在したアクセスする場所や手段における制限も一掃できます。例えば営業担当者が「外出先でスマートフォンから顧客の最新情報を確認し、即座に対応策を講じる」といった迅速な対応が可能となり、また出張先、テレワークや自宅勤務といった従業員への柔軟な働き方への対応も同時に対処できます。
（3）販売効率を最適化できる
顧客管理システム（CRM）に備える自動化されたタスク管理やリードの追跡機能などにより、営業プロセスが大きく効率化されます。
例えば、顧客データの分析を効率的に行い、それぞれの顧客に最適なサービスや製品を提供すること（パーソナライズ）が可能になります。見込み顧客に対するフォローアップが自動的にリマインドされる機能などによって、商談の成功率が向上する効果も見込めます。
（4）カスタマーエンゲージメントを高められる
顧客とのやり取りも細かく記録する一元化した顧客情報とともに、顧客一人ひとりに特化し、戦略化する顧客対応も可能になります。例えば、誕生日や購入記念日に特別なオファーを送るといった活動により、顧客のロイヤルティ（顧客が自社ブランドの商品やサービスに愛着や信頼を感じること）を向上させられます。長期にわたって良好な顧客関係を継続・向上させていくための重要な施策です。
（5）新たなビジネス機会を発見できる
顧客管理システム（CRM）で営業活動の効率化や関係性向上を実現できれば、新たなビジネスチャンスを見つけ出す可能性も高まります。顧客情報を一元化し、チーム・部署・部門を問わず常に最新の情報を把握できれば、全社それぞれの部門でこれまでなかったアプローチを取る／顧客サービスを考える／新製品・サービスを計画する／新規顧客を開拓するといった新たな戦略につながります。
AI搭載の分析機能を持つCRM製品も増えています。AIの知見とともに顧客のニーズや市場の動向をより詳細に分析し、未開拓の市場や新商品の開発ポテンシャルを発見することも可能となるでしょう。これにより、企業は競争優位性を確立し、持続可能な成長を遂げることができます。
無料で始められる顧客管理システム 有料版との違い
無料で始められる顧客管理システムは、特に小規模企業やスタートアップにとって、コストを抑えつつビジネスの成長をサポートする選択肢です。無料版でも基本的な機能を利用でき、例えば「自社にCRMが合うかどうかを確認する」といったシーンに有効です。一方、有料版では、高度なカスタマイズやデータ分析機能、セールスとの連携など、さらに高度な機能が提供されます。
なぜ無料なのか、どこまで無料で使えるのか
IT製品は原則として有料であることは念頭に置きつつ、「無料版」は個人事業主から小規模シーンでの導入に向け、または「選定・検討に向けたお試し／試用のため」に一定の条件とともに用意されます。
「一定の条件」とは、利用できる機能が基本的なものに限られる／利用できるユーザー数に制限がある／保存できるデータ数に制限がある／保存期間に制限がある／広告が表出するなどが挙げられます。
無料プランや無料トライアルでは、ユーザー数や機能に制限があったり、広告が入ることが一般的です。
その一方で、制限を理解した上でその範囲で使えると判断できるならば、あるいは無料トライアルで「無料の範囲で試験的にスモールスタート」し、システムの機能や効果を検証したいといったシーンに無料版は適しています。
有料版・有料プランとの違い
有料版、月額料金／年額料金が発生するの顧客管理システムは無料版に対して、ユーザー数の拡張、高度なデータカスタマイズ、レポート生成、自動化ツール、統合オプションといった「使える機能」や「利用範囲」がグッと増えることが一般的です。
具体的な例としては、高度な顧客データのカスタマイズ、レポート生成と自動化ツール、セグメンテーション機能、カスタマーサポート支援機能、統合／他ツールとの連携オプションなどが挙げられます。このほか、ユーザーサポート、セキュリティ／サービス品質保証（SLA）体制、ユーザートレーニングメニューといった項目に機能差が出てきます。
総じて、自社ビジネスの需要に沿ってカスタマイズする／製品を適合させていくための柔軟性も提供されることが多くなります。これらの機能を把握し、自社の需要とともに効率的に活用していくことで、さらに上の顧客管理と販売戦略の実行が可能となるでしょう。
顧客管理システム／CRMの選び方
- 自社のニーズに合った機能を確認
- データの取り扱いとセキュリティ
- 拡張性とカスタマイズ
- サポート体制
（1）自社のニーズに合った機能を確認
CRMにはさまざまな機能がありますが、すべての機能が自社にとって必要とは限りません。自社の営業プロセスや顧客管理の課題を洗い出し、最も重要な機能を優先的に確認しましょう。
（2）データの取り扱いとセキュリティ
顧客情報は企業にとって非常に重要な資産です。クラウド型のCRMを選択する際には、データのセキュリティ対策やバックアップ体制が整っているかを確認することが重要です。
（3）拡張性とカスタマイズ
ビジネスの成長や変化に合わせて、CRMシステムも進化させる必要があります。将来的に追加可能な機能やカスタマイズの容易さも選択のポイントになります。
（4）サポート体制
トラブルが発生した際や機能に関する質問がある場合、迅速かつ的確なサポートを受けられるかも重要な検討ポイントです。
CRMの導入は、顧客情報の一元管理と活用を通じて、営業効率の向上や顧客満足度の向上を実現するための重要なステップです。無料で始められるCRMも多く存在し、初期費用を抑えつつ、ビジネスに必要な基本的な機能を試すことができます。そして、企業が成長し、より複雑なニーズが生まれた際には、有料版への移行を検討することでさらに高度な機能やサポートを得られます。
自社に最適なCRMを選択し、顧客管理の効率化と営業活動の強化を実現していきましょう。もし選択に迷う場合は、IT製品・サービスの専門スタッフに相談するのも手段の1つです。正しいCRMの選定は、ビジネス成功への重要な一歩となります。
何から検討すればいいのか分からない、誰に相談したらよいのか分からない……
ITセレクトのコンシェルジュにぜひ相談ください！ 貴社の課題・目的・予算に合わせてピッタリの製品をご紹介します。
無料で始められるおすすめCRM 10選
無料プラン、無料トライアルを用意するおすすめCRM製品を紹介します。（製品名 abcあいうえお順／2024年7月時点）
Bitrix24
| 特徴 | チャット機能やビデオ通話、社内掲示板など、CRMだけでなくオンラインワークスペースとしても使えるシステム |
| 無料版で使えるユーザー数 | 無制限 |
| 有料版の価格例 | ・Basic：月額$61 ・Standard：月額$124 ・Professional：月額$249 ・Enterprise：月額$499 |
| 無料版と有料版の違い | ・オンラインストレージ容量が5GB ・ビデオ通話での画面共有や録画、背景ぼかしなどの機能が利用不可 ・製品カタログ数や、自動化のルール数に制限がある |
| ベンダーのWebサイト | https://www.bitrix24.jp/ |
