稟議書の電子化を効率よく進める方法｜効率化ワークフローシステムの選び方、電子化のメリットと思わぬ落とし穴

ビジネスのデジタル化が進む現代、「紙」での稟議書管理は非効率であり、業務のボトルネックとなっている企業も多いのではないでしょうか。稟議書の電子化は、業務効率の向上やコスト削減、透明性の確保など多くのメリットをもたらします。

本記事では稟議書の電子化を検討中の企業担当者に向けて、稟議書の電子化を進める基本から、その必要性、具体的なメリット、留意点、そして効率化に向けたワークフローシステムの選び方まで、改正電子帳簿保存法や国のデジタル化推進政策などの外部要因に合わせ、稟議書の運用を最適化するためのポイントを網羅的にお伝えしていきます。

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稟議書の電子化とは？

稟議書の電子化とは、従来の紙ベースで行われていた稟議書の作成、回覧、承認プロセスを「デジタル化」し、オンライン上で管理・運用することを指します。これにより紙の使用をなくしつつ、業務の効率化と確実性向上、承認プロセスの迅速化、情報の一元管理が可能となります。電子化された稟議書は例えば、専用機能を備えるIT製品「ワークフローシステム」を利用して作成・管理され、アクセス権限の設定や履歴の追跡、リモートでの承認などを容易に行えるようにします。

稟議書とは

稟議書は、組織内で意思決定を行うために作成され、承認や決裁を得るために回覧される重要な書類です。内容として予算の利用や購買に関する提案が多く、自社・組織の戦略や資金の使い方に大きく影響します。

内容の正確性や承認プロセスの透明性を確保することが重要ですが、このプロセスには紙で作成し押印や回覧するといった手作業が多くあり、総じて紙の運用には多くの手間がかかるという課題がありました。

紙の稟議書は面倒で効率が悪い。申請・承認・管理いずれの担当者も疲弊する

紙で稟議書を処理する場合、その作成から印刷、押印の段取り、さらには担当者間の物理的な回覧とその時間が必要です。承認者が不在で回覧が滞ってしまったり、どこに書類があるのか分からなくなったりすることも少なくなかったでしょう。こうした事務作業が増えると業務時間自体に無駄が発生し、効率が大幅に下がります。さらにファイリングや保管場所の確保といった追加コストも見逃せず、継続的に管理する側の負担も大きくなってしまいます。

ワークフローシステムで容易に電子化を実現

近年では、クラウド上や社内ネットワークで動作する申請・承認工程・管理まで、ワークフローの工程をまとめてをデジタル管理できるワークフローシステムが普及し、稟議書を含めた各種書類の電子化が格段に進めやすくなっています。

導入初期の戸惑いなどを最小限に抑えるために、既存の紙ベースのフォーマットや承認フローをできるだけ生かしつつ「段階的に移行」する企業も増えています。ワークフローシステムの利点として、回覧や承認のステータスがリアルタイムに可視化できることが多く挙げられます。担当者連絡や捺印の手間を削減しながら迅速かつ正確な意思決定を支援します。

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稟議書の電子化が必要とされている背景

社会全体のデジタル化を背景に、稟議書電子化の必要性はますます高まっています。その理由を確認しましょう。

国のデジタル化推進政策

行政手続きのオンライン化やデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進は国策レベルで進められています。各企業にもデジタル化促進の動きが求められています。文書の電子化のような身近なことも含めて、デジタル化・電子化は企業の競争力向上や生産性向上のカギと示されています。

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改正電子帳簿保存法の影響

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法（電帳法）によって、特に企業の文書管理における考え方、体制が大きく変革しました。この改正により電子データの保存要件が明確化され、また電子帳簿や電子取引の保存に関する基準も緩和され、電子データでの保存がより容易になりました。

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企業が行うべき対応

法改正や国のデジタルトランスフォーメーション（DX）推進政策に対応するために、企業には大きく分けて以下のことが求められています。

企業が競合に遅れを取らずにデジタル化を進めるには、稟議書の電子化は避けて通れない課題です。単にシステムを導入するだけではなく、社内の承認プロセスや関連部署との連携フローを再点検し、電子化を中心に最適化する取り組みが求められます。こうした対策を講じることで、法令対応だけでなく、業務効率やコスト面でのメリットを得ることができるでしょう。

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稟議書を電子化するメリット

稟議書を電子化することで得られる具体的な利点を、業務効率やコスト、セキュリティなどの観点からご紹介します。

業務効率が向上する

電子回覧機能によって承認者や関係者を瞬時に把握・通知できるため、紙のように書類を1枚ずつ回す手間がなくなります。必要な情報がシステム上に集約され、二重入力や見落としといったヒューマンエラーのリスクが大幅に減少します。進捗状況の可視化が容易になることで、意思決定者が不在のときでも承認フローをスムーズに進行させる工夫が可能となります。

コスト削減を実現する

紙を削減できることはもちろん、印刷費や郵送費、保管用の資料箱やキャビネットなどのスペースコストも大幅に節約できます。ペーパーレス化による保管場所軽減のみでも大きなメリットとなるでしょう。コスト削減は経営指標にも直結し、浮いたリソースを他の成長施策に当てることが可能になります。

承認業務の迅速化／意思決定スピードが向上する

電子化により、決裁ルートを短縮化したり、複数担当者が並行して承認作業を進めたりする仕組みを容易に構築できます。地域や勤務地が離れたメンバーともオンラインで協議できるため、組織の境界を越えたスピーディな意思決定が可能です。特に緊急案件など、迅速な対応が求められるケースでは電子化の効果が顕著に現れます。

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柔軟な働き方を支援できる

クラウド型のワークフローシステムを利用すれば、出張先や自宅でも稟議承認の対応が可能となります。これにより、在宅勤務やテレワークなど多様な働き方が促進され、またBCP対策としても有効です。拠点間の時間差や地理的制約を超えて承認が進むため、業務のピーク時でもスムーズにプロセスを進められるようになります。

情報検索性と共有性が向上する

「デジタルデータ」であれば、過去稟議の承認履歴や詳細内容をシステム上で検索でき、必要な情報に素早くアクセスできできます。紙のように紛失や照合ミスが起こりにくく、後から追加で確認すべき事項が生じても容易に探し出せます。全社的なナレッジ資産としての活用が進むことで、関連部門やプロジェクトとのスムーズな連携も実現しやすくなります。

内部統制／セキュリティを強化できる

承認者の権限設定や承認ログの記録など、電子システムならではの強固な管理体制を敷くことができます。紙ドキュメントでは捺印や署名の真正性を担保するのが難しい場面もあります。電子化によって改ざんリスクの軽減やセキュリティ対策の向上が見込まれます。監査対応においてもアクセス・表示ログ管理や状況証拠をそろえやすく、内部統制の面でも大きなメリットがあります。

稟議書の電子化で注意すべき／留意すべきこと

稟議書の電子化を進める際には、セキュリティとプライバシーの保護に特に注意を払う必要があります。

電子化された稟議書はネットワーク経由でアクセスされるため、不正アクセスやデータ漏洩のリスクが伴います。これを防ぐためには、強固な認証システムや暗号化技術を導入し、アクセス権限を厳密に管理することが不可欠です。また、システムの運用中に発生する可能性のある障害やデータの消失に備えて、定期的なバックアップとリカバリープランを策定しておくことも重要です。従業員全員に対して適切なトレーニングを実施し、システムの使用方法やセキュリティに関する意識を高めることが求められます。これにより、スムーズで安全な稟議書の電子化を実現し、業務効率の向上とリスクの最小化を図ることができます。

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稟議書電子化システムの選び方

システムの導入にあたっては、目的に合った製品を選ぶ必要があるでしょう。ここでは製品選定の手順、評価の観点を整理します。

1. 要件の明確化とニーズの特定

まずは自社の稟議フローを洗い出し、どの段階でどの担当者が承認を行うのか、現在抱えている問題点は何かを整理することが重要です。例えば、出張申請と購買申請では必要資料や承認者が異なる場合もありますので、それぞれに合った要件を定義しておくことが必要となります。ニーズを明確にすることで、単純に電子化がゴールではなく、業務効率化やコスト削減といった狙いが達成されるシステムを選定しやすくなります。

2. 製品の比較とデモ・試用の実施

ワークフローシステムにはさまざまなベンダーがさまざまな製品を提供しています。（1）で定めた自社のニーズと機能一覧や価格モデルなどから合う／合わないを比較検討していきましょう。

なお、クラウド型／SaaS型製品には無料で試用できる「無料版（デモ版、無料トライアル版）」も多く存在します。この無料トライアルを活用して実際の機能、UIや操作感を確かめると導入後のイメージがより具体的になります。多くの場合、資料請求後に無料トライアルダウンロードの案内があります。無料版はぜひ遠慮なく活用することをおすすめします。同時に、必要となるカスタマイズ性や既存システムとの連携のしやすさ、サポート体制などの情報も確認し、本当に自社の運用フローに合致したソリューションかを見極めるようにするとよいでしょう。

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3. コストと導入後のサポート体制の検討

導入コストには、ライセンス料のほかにカスタマイズ費や教育研修費などが含まれる場合があります。また、ランニングコストが月額・年額で発生する場合は、利用者数やデータ容量に応じたアップデートも考える必要があります。さらに、導入後のサポートや問い合わせ対応の迅速さは、定着化のスピードやトラブルの影響を左右する重要な要素です。これらの要素を総合的に評価し、無理なく継続可能な選択肢を選びましょう。

稟議書電子化の運用効率向上に向けたポイント

システム導入後に運用を定着化・最適化に向けたポイントは以下の通りです。

ユーザートレーニングとサポートの充実

新しいシステムを抵抗なく使ってもらうためには、導入初期段階でのユーザートレーニングが必須です。操作マニュアルやヘルプデスクの体制を整えることで、稟議作成や承認の際の戸惑いを最小限に抑えることができます。特に、これまで紙ベースに慣れていた現場担当者や管理職に対しては、操作性やメリットを丁寧に伝えて理解を深める工夫が必要となります。

ワークフローの最適化と自動化

電子化に合わせて既存の承認フローを見直すことで、無駄な工程や間接確認プロセスを削減できます。例えば、一度承認を得た内容を別の角度から二重にチェックするようなフローが残っている場合は、システム上で自動化・集約することで効率化が期待できます。高度な機能を持つシステムでは、申請内容に応じて承認ルートを自動振り分けするなど、細かいルール設定も可能になります。

継続的なフィードバックと改善

導入後すぐに全てが最適化されるわけではなく、実際に稟議運用を通じて見えてくる課題も出てきます。そのため、定期的なミーティングやアンケートを実施し、使い勝手やエラー事象などのフィードバックを収集・分析することが大切です。ひとつひとつの課題に対してルール作りやシステム設定を見直すことで、継続的な業務改善サイクルを回し、最適な稟議書運用体制を築くことができます。

稟議書を電子化し、劇的な業務効率と信頼性向上を実現しよう

稟議書電子化の導入は単なるシステム変更にとどまらず、組織全体の業務効率化や意思決定のスピードアップにつながります。メリットと注意点を十分理解し、効果的なワークフローを構築・運用して企業価値を高めましょう。

稟議書の電子化は、紙文化特有の煩雑な作業や曖昧な管理を一新し、柔軟な働き方や透明性の高い意思決定を可能にします。一方で、法的要件や運用ルールの整備不足が原因で問題が生じることもあるため、万全な準備と導入後の改善が不可欠です。最適なワークフローシステムを選定し、自社に合った承認フローや教育体制を構築することで、企業の競争力や組織力をさらに高めることができるでしょう。

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