SFAは、営業プロセスを管理・効率化できるツールです。「Sales Force Automation」の略語で、日本語に訳すと「営業支援ツール」や「営業支援システム」となります。SFAを導入することで、営業活動に関する案件や顧客情報の共有・可視化・分析が行えます。このページでは、SFAの基本機能や営業活動に与えるメリットについて紹介します。
SFAの基本機能
SFAには、営業活動を支える基本的な案件・顧客・商談内容・営業活動などを記録して管理する機能があります。
まず、SFAの基本機能を紹介します。
・案件の管理機能
各案件の情報や進捗を管理する機能です。
営業先の企業名、担当者名、提案した商品やサービス、営業プロセスの進捗、受注見込み額、受注予定日といった項目が記録できます。
案件の情報を一元管理することで、進捗状況の把握がスムーズになります。加えて、チーム内での情報共有がしやすくなり、担当者の不在時や引き継ぎ時にも円滑に対応できるでしょう。
・顧客の管理機能
顧客の会社名や担当者名、役職や連絡先といった情報を管理する機能です。
名刺を読み込みできる機能と合わせて活用することで、顧客情報を効率良く管理できます。同じく顧客情報を管理できるツールとしてCRM（Customer Relationship Management）がありますが、SFAとCRMは顧客情報管理の目的が異なります。SFAは営業プロセスを効率化するのが目的です。対して、CRMは顧客とのコミュニケーション強化や関係性構築を目的として顧客情報を管理する点が異なります。
・商談内容の管理機能
商談の進捗状況や内容を管理する機能です。「初回アポイント」や「クロージング」といった商談の進捗をステータスとして可視化できます。
また、提案商材や受注予定額の金額など、その商談に関する情報を記録として残せます。営業担当者個人だけでなくチーム全体で案件情報を共有できるため、情報の属人化を防ぎ、ノウハウの共有にも役立ちます。
・営業活動の管理機能
訪問件数、アポイントの獲得数、成約率といった営業活動を管理する機能です。営業活動を数値として可視化することで、メンバーの成果や行動量を把握できます。
成約件数の多いハイパフォーマーを適切に評価できるだけでなく、どのような行動を増やせば成果につながるのかをチーム内で共有しやすくなるでしょう。また、成績が伸び悩んでいる社員はどのアクションが不足しているのかがわかるため、目標設定や進捗管理も行えます。
・売上予測と予実の管理機能
SFA上に蓄積されたデータから売上額を予測・実績との比較をし、予実管理できる機能です。営業担当者ごとや会社全体、期間別などさまざまな軸から売り上げを確認できます。
リアルタイムで売上額の状況を確認できるため、予測した売上額に対して進捗が芳しくない状態を迅速に発見でき、原因の分析やリカバリーのアクションへとつなげられます。
SFA製品によって備わる便利な機能
SFA製品の活用においては、基本機能とともに「これもあると便利」と評価の高い機能もチェックしておきましょう。
To Doリストの管理機能
営業担当者のやるべきタスクを可視化し、優先順位や期限を管理する機能です。
顧客へのアポイントや上長への承認依頼など、社内外で行うべきタスクを管理することで、効率的かつ対応漏れなく営業活動を進められます。
スケジュールの管理機能
商談や客先周りといった予定を入力することで、営業活動のスケジュール管理ができる機能です。
営業チーム内でスケジュールを共有できるため、ミーティングや会議などの日程調整が行いやすくなります。
アラート機能
顧客に対して適切なタイミングで営業活動ができるように、アラートを設定する機能です。
営業アクションの対応漏れや遅れといったミスがあると営業担当者の信用は低下し、成約率に影響します。SFAでアラートを設定することで、漏れや遅れといったことがなくなり、適切なタイミングで営業活動ができます。
見積もり作成機能
SFA上で見積書を作成できる機能です。
SFAであれば案件情報と紐づけられるため、会社名や担当者名といった必要項目が見積書に自動で反映されます。また、作成後はSFA上で承認フローへ移行できることから、見積書の作成から承認までをスムーズに行えます。
ワークフロー機能
営業プロセスで発生する申請や承認といったワークフフローを、一元管理する機能です。
見積書の申請や承認といった営業活動で発生するフローをSFA上で行えます。
SFA上で一貫して申請から承認までを行うことで紙ベースの承認フローよりも時間が短縮でき、紙の保管場所が必要ないため管理の手間を省くこともできます。
活動報告の作成機能
SFAには、活動報告書や日報のテンプレートを搭載している製品もあります。
マルチデバイス対応のSFAであれば、オフィスに戻らずとも外出先からスマートフォンやタブレット端末から活動報告書が作成できます。管理者は、提出された活動報告書を読むことで各担当者の行動を把握し、適切なフィードバックができます。
分析・集計機能
営業活動を分析・集計できる機能が備わっているSFAもあります。
SFAに蓄積された顧客情報や営業担当者の活動情報などをもとに、動向分析や要因分析、検討分析といった営業分析ができる機能です。
レポート作成機能
SFAに入っているデータを、表やリストといった形式でまとめる機能です。
商品やサービスの顧客属性をグラフ化したり、営業成績の上位5％を抽出して高パフォーマーをリスト化したりと、視覚的にわかりやすい資料の作成に役立ちます。
名刺管理機能
複合機でスキャンまたはスマートフォンで撮影した名刺をSFA上に取り込むことで、名刺情報をデータ化できる機能です。
SFA上で名刺を管理することで、紙の名刺よりも素早く必要な情報を探せるだけでなく、管理場所も不要です。
モバイル端末対応機能
モバイル端末に対応しているクラウド型のSFAであれば、インターネット環境があればスマートフォンやタブレットからSFAを使用できます。
顧客対応のため外出の多い営業担当者にとっては、外出先でも日報や活動報告書を作成できるため時間を有効的に使える機能です。
SFAの導入で期待できる成果
これまで紹介してきたように、SFAには営業活動をサポートするさまざまな機能があります。
ここからは、SFAでできることと導入によって期待される成果をじっくりと紹介していきます。
- 営業活動の効率化
- 売上予測の精度向上
- 属人化の防止
- 営業パフォーマンスの向上
- 育成コストの削減
○営業活動の効率化
SFAを導入することで、営業活動を効率化できます。
営業活動の中で重視されるのは成約率と顧客とのコミュニケーションです。しかし、営業活動は顧客とコミュニケーションをとるだけではありません。
名刺管理、顧客や案件情報の入力、商談の記録、見積書の作成やその申請など、営業活動には細々とした社内タスクがあります。優秀な営業パーソンほど案件を多く任されますが、その分社内タスクは増えてしまいます。
タスクの量に現場が逼迫し、商材理解や顧客へのアプローチの時間が削られてしまっては本末転倒です。
SFAには、タスク管理機能や外出先からでも日報を作成できる機能など、営業担当者がスムーズにタスクを完遂できるようなサポート機能が数多く搭載されています。そのため、SFAを有効活用することで営業活動タスクを効率良くこなすことができ、一番に注力すべき顧客とのコミュニケーションに専念できるでしょう。
○売上予測の精度向上
SFAは、売上予測の精度向上にも役立ちます。
売上予測とは、過去の売上実績や自社の現状から月次や四半期といった先の売上高を詳細に予測することです。
売り上げを予測するためには、案件数や見込み顧客から成約に至ったコンバージョン率、商品・営業担当者・組織単位での売上高、過去年度から算出した平均成長率などの指標が必要です。
SFAには例に挙げたような売上予測に必要な情報が蓄積されるため、データに基づいた精度の高い売上予測を算出できます。
○属人化の防止
SFAで営業活動記録を記録・可視化することで、属人化しがちな情報やノウハウを共有できます。
営業の属人化とは、営業担当者個人のみが顧客情報や進捗を把握していて、その他メンバーには共有されていない状態を指します。
また、高パフォーマーの営業スキルに会社が依存し、その人物なしには顧客との関係性が保てない状態もスキルが属人化していると言えるでしょう。
SFAには、顧客情報や商談内容を管理する機能があり、営業担当者だけが把握しがちな情報を社内で共有できます。
さらに、異動や退職によって担当者が変更になる場合でも引き継ぎがスムーズに行えます。「この顧客には架電NG」「メールだとレスポンスが速い」などといった顧客それぞれの特性もノウハウとして引き継ぐことができ、担当者変更後のトラブルを未然に防ぐこともできます。
○営業パフォーマンスの向上
SFAを導入することで、営業パフォーマンスの向上が見込めます。
SFA上にある過去の商談記録が確認できるため、成約が決まった案件の流れを参考にしてロールプレイを行ったり、成約率の高い担当者の営業行動を自身と照らし合わせて足りないアクションを増やしたり、営業としての行動を変えていくことができます。
また、売上予測と予実管理機能があることで目標達成までの不足金額を把握できるため、達成に向けた具体的な対策プランを立てられます。
個々の目標達成意識が高まることでチーム全体の士気も向上し、営業活動へのモチベーションとパフォーマンスの向上につながります。
○育成コストの削減
SFAに記録された商談内容を確認することで、新人の営業担当者がナレッジやノウハウを学ぶことができます。これにより、新人教育に割く時間や手間といったコストを削減できるでしょう。SFAには、受注ができた案件の商談履歴や高パフォーマーの活動量など新人営業担当者が参考にできる情報が詰まっています。また、新人育成を担当する社員も、SFAにあるデータを活用できるため、教材を用意する手間を削減できます。
SFAは営業力を高める機能的なツール
SFAの目的は、営業担当者が営業活動で最大のパフォーマンスを発揮できるようにサポートすること、ひいてはその結果として顧客の満足度を向上させ、会社の価値を高めることにあります。営業の仕事の効率化だけではないメリットが豊富です。
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