「営業活動が個々の担当者に依存してしまっている」「顧客データが散乱していて、社内でうまく共有できていない」──。多くの企業が直面するこれらの課題は、日々の営業活動において深刻な悩みの種となっています。しかし、SFA（営業支援システム）を活用すれば、その課題を解消できるかもしれません。
本記事では、SFAの導入目的や手順、SFAの導入事例を紹介します。導入を検討している人はぜひ参考にしてください。
目次
SFAを導入する主な目的
SFA（Sales Force Automation：営業支援システム）とは、組織や企業の経営活動を効率的に管理し、意思決定をサポートするシステムやソフトウェアのことです。
ここからは、SFAの基礎と機能、役割やメリット、導入と活用で得られる効果を解説します。
（1）営業活動の見える化を実現する
SFAを導入することで、営業活動の進捗やチーム内の情報をリアルタイムで可視化し、状況を即座に把握できるようになります。
また、共有された情報をもとに、アドバイスや戦略の提案などのやり取りがしやすくなるメリットもあります。
情報が見える化されることで、把握しづらかった問題や課題が浮き彫りになり、問題解決の促進も期待できます。
さらに、データの集計や分析が容易になることで、さまざまな角度からの分析が可能になります。
営業担当別、商材別、案件別などの分析を通じて、より効果的な営業戦略の立案も可能です。
（2）営業活動の標準化が期待できる
営業活動の属人化を防ぎ、担当者が不在の際や引き継ぎ時のトラブルを大幅に減少できるメリットもあります。
情報がシステム上で共有されるため、特定の担当者のみ知っている状況を防ぐことが可能になり、引き継ぎもスムーズに行えます。
さらに、チーム内にナレッジやノウハウを蓄積できる点も大きなメリットです。
案件や商談の情報が蓄積されることで、過去の事例から営業戦略を立てやすくなります。
このように、個々の営業担当者に依存しがちな営業活動を、チーム全体で戦略を共有し、協力するチームプレイにできます。
新入社員の教育においても、SFAから得られる営業ノウハウを活用することで、教育コストを削減し効率的な教育が実現できます。
（3）営業活動の効率化が望める
営業活動の効率化も期待できます。
例えば、外出先からでもスマートフォンやタブレットを使用し、業務報告や情報共有を現場で即座に行えます。
他にも、レポート作成のプロセスが大幅に簡略化されます。
システムには入力ミスに対するアラート機能も備わっているため、データの正確性も保ちやすくなります。
日報や週報などの定期的な報告も、システムを利用して簡単に作成し、そのままチームで共有できます。
SFA導入時によくある失敗と対策
SFAの導入は、企業の営業活動を大きく変えますが、失敗するケースも少なくありません。
失敗の原因はさまざまありますが、これらを事前に理解し、適切な対策を考えておくことが重要です。
ここからは、SFA導入時によくある失敗とその対策を解説します。
SFAの導入時によくある失敗
IT製品導入の失敗例で特に多いのが「社内で定着しなかった」ことです。導入したはいいが実際のユーザー、従業員が使わない／使いにくいならば、投資したコストに見合った成果は得られないでしょう。
この問題の原因の多くは、「製品の機能と自社の業務内容や求めることが合っていなかった」が挙がります。システムの機能を十分に理解しておらず使いこなせなかった、操作手順が複雑で分かりにくかった、料金が高額すぎるなどの理由も含まれます。システムを使いこなせない、これまでより使いにくいと声を上げる従業員が多かったならば、ユーザーへの説明や教育の準備も不足していたことが考えられます。
SFA導入の失敗を防ぐ第一歩
SFA導入計画で失敗を防ぐ第一歩、それはSFAで何を改善、改良したいのか、どんな成果をどれだけ出したいのかといった「自社の要件をまずじっくりと定める」ことです。そして1人で抱えず、管理層、実際に使う部門、現場スタッフも遠慮なく巻きこんで、自社の要件と意識を統一させるように計画していきましょう。
SFAは導入して終わりではなく、その後も営業活動の内容を評価して課題を解決していくといった 、PDCAサイクルを回して改善し続けることが重要になります。具体的にどのように活用すればメリットがあるのかも周知しましょう。
SFA導入プロジェクトの流れ
IT製品の導入は十分に準備をし、可能な限り時間にも余裕をもったプロジェクトとして計画していくことが重要となります。適切なステップを踏むことで、システムの導入がスムーズになり、成果を最大限に引き出すことができます。
ここからは、SFA導入に向けた基本的な手順やポイントを解説します。
Step1.プロジェクトチームの発足
初めに、営業改革を進めるためのプロジェクトチームを発足します。システム導入をスムーズに進めるためにも、チームの発足は必須です。
人数は、企業の規模に応じて2〜5名程度のメンバーは少なくとも必要となります。効果的なチーム編成には、IT部門のメンバーだけでなく、導入目的や効果、その意識を共通させるために経営層、営業部門、管理部門など、目的に基づくすべての関連部門の主要メンバーも遠慮なく巻き込んで協業していく体制が理想です。
Step2.導入目的の明確化
SFA導入において定めた「自社の要件」をもとにスケジュールや予算を策定します。
要件を明確にしておけば、システムに必要な仕様や機能が明確になり、スケジュールや必要な予算もある程度正確に予測できるようになるでしょう。
Step3.SFA製品の選定
製品の選定には、前のステップで定めた要件、自社の目的が達成できるかどうかを意識しながら、機能性、コスト、サポート体制、セキュリティといった要素を総合的に考慮します。要件が明確ならば、製品のベンダー側も適切な製品や料金プランなどを提示しやすくなります。定めた要件を軸に「これを実現したい」と遠慮なくベンダーに問い合わせるのも一案です。
また、SFAの中には一定期間（1カ月など）無料で試用できる「無料トライアル」を用意する製品もあります。無料トライアルによって、操作感や機能の使い勝手を実際に体験できます。製品が自社の要求を満たしているかどうかをより具体的に評価できるので、無料トライアルは積極的に活用しましょう。
Step4.導入前準備
導入前の準備には、例えば運用仕様とルールの策定、操作マニュアルの作成、ユーザー教育計画の策定などがあります。
SFAで収集するデータの種類や分析方法を事前に明確化しておくことが重要です。
併せて、導入計画の測定基準となるKPI（重要業績評価指標）を設定します。例えば、成功率、顧客単価、リード時間の短縮など、具体的で計測可能な目標値を定めることにより、SFA導入後の成果を明確に評価できるようになります。
Step5.運用開始
実際にシステムの運用を開始します。例えば、設計に沿って、実際の顧客データ登録、各種マスターやパラメータ情報の設定など、システムの基本データ設定が最初のハードルとなるでしょう。
この基本設定は、システム管理者の監督のもとで運用ルールに従って慎重に行いましょう。
また、運用開始後も従業員／利用者を対象にした使い方勉強会などを逐次開催し、SFAツールの操作方法とともに、導入目的や期待する効果についても従業員、ユーザーと共有しましょう。
Step6.運用の定着化を促す
導入したSFAの長期的な成功を確保するためには、単に導入するだけでなく、社内での定着を促す必要があります。そのためには、フィードバックの機会を定期的に設けることが効果的です。
従業員から使用に関する経験や提案が共有されることで、システムの改善につながる貴重な意見が集まります。また、細かい操作や運用ルールに関する疑問を解決するために、社内ヘルプデスクを設置することも有効です。
長期的なビジネスの成果に貢献するためにも、フィードバックと改善のサイクルを作り、運用の定着化を進めましょう。
SFA導入事例
SFAの導入には、実際の導入事例から学べることが数多くあります。
ここからは、さまざまな業界でのSFA導入事例を紹介します。
DPS for Sales×アドバンステクノロジー株式会社の場合
アドバンステクノロジー株式会社は、日々の営業活動を日報、週報としてメールで共有していましたが、時間も工数もかかるうえ、リアルタイムに共有できないという課題がありました。
情報共有を効率化すべくSFAの導入を決定し、その結果、日報や週報の入力を場所や時間を選ばずに行えるようになり、無駄な時間の削減につながりました。
eセールスマネージャー×GMOメイクショップ株式会社
GMOメイクショップ株式会社は、もともと案件管理をMicrosoft Excelで行っていました。
これにより集計用や報告用など資料が散乱し、それぞれの資料でつじつまが合わないことも多く、営業担当とマネージャーの双方に時間的コストがかかっていたそうです。
そこで、eセールスマネージャーを導入し、今までの運用をそのままシステム化したところ、各案件の連携がスムーズになり、顧客満足度の向上を実現できました
Mazrica Sales×TIS株式会社
TIS株式会社は顧客と接点のある社員が多く、情報共有に課題を感じていました。
そこで、SFAを導入したことで情報蓄積やデータ活用の文化が定着し、情報共有が促進されました。
「自社に合ったSFAの選定」がビジネス成長実現への近道
特に中小企業にとって、適切な営業支援システムの選定は業務効率化とビジネス成長に不可欠です。
適切なシステム選定を行うためにも、自社のニーズに合った機能を見極め、費用対効果を慎重に検討することが大切です。
また、他システムとの連携やUIの利便性も、選定時に考慮すべき重要な要素です。
「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトのコンシェルジュサービス（無償です）までお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料をご提供します。
