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【悩まずに済むDX】「名刺管理アプリ」の主な機能、導入のメリット・注意点|おすすめ製品3選

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ITセレクト編集部

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名刺管理アプリは、膨大にたまり続ける「名刺」を電子化し一括管理できるようにするIT製品です。データとして管理することで、会社別やジャンル別、役職別などにソートしながら即座に探せるようになります。また、どの人に「いつ会ったのか」といった記録もできます。既に使っている人は多いと思いますが、改めて名刺管理システム/名刺管理アプリはビジネスにどんな成果をもたらすのでしょう。その機能と目的、メリットをじっくりと解説していきます。

 

ITセレクトは、貴社の課題・目的・予算に合わせてピッタリの名刺管理システム、製品ベンダーをご紹介しています。

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名刺管理アプリの基礎知識

名刺管理アプリは、ビジネスの連絡先情報を整理し、アクセスしやすくするためのデジタルツールです。名刺管理アプリに関する基本概念や利用シーン、デジタル管理と従来型のアナログ名刺保管の比較について見ていきましょう。

 

名刺管理アプリの基本概念

名刺管理アプリは、名刺上の情報(名前、役職、会社名、連絡先情報など)をスキャンし、デジタルフォーマットで保存してくれます。アプリはスマートフォンの撮影などで名刺のテキスト情報を読み取り、データベースとして整理・分類します。ユーザーはクラウドシステムを通じて情報にアクセスし、検索、編集、共有が可能です。

 

名刺管理アプリの現在、利用シーン

展示会、カンファレンス、ミーティングなど、新しいビジネスの接点を見つける場では、名刺交換の機会が多くあります。名刺管理アプリの活用で、これらの名刺を効率的に管理し、後で簡単に連絡を取ることができます。

営業担当者は多数の顧客や見込み客と会うことでビジネスを進めていくのが一般的です。名刺管理システムを使用すると、これらの連絡先を効率的に整理し、追跡することができます。

社内で名刺を共有することは、営業活動に有効です。名刺管理アプリは一元化されたリソースとしてチームや部門間で連絡先情報を共有できます。

 

サクッと比較|名刺の電子管理と紙管理 検索性、保管性、効率の違い

デジタルで名刺を管理すれば、名刺情報への迅速なアクセスと高度な検索機能が利用できます。一方、アナログ管理では、必要な名刺を見つけるのに時間がかかるなど、デメリットも大きいです。

また名刺は保管スペースを必要とし、整理も手間がかかります。デジタルであれば、物理的なスペースは不要で、データはクラウドやデバイスにコンパクトに保管されます。

名刺は紛失や損傷のリスクがあり、再び入手するのは困難が伴います。デジタルで名刺を管理することで、データのバックアップやセキュリティ対策が立てられます。

デジタル名刺データは簡単に共有でき、複数のユーザーが同時にアクセスして作業することが可能です。名刺の共有は物理的に参照しなければいけないので同じ効率性はありません。

 

デジタル アナログ
検索 検索機能を利用可 必要な名刺を探すのに時間がかかる
保管 ・物理的なスペース不要。スマホやPCからアクセス可

・クラウド管理でデータのバックアップ可。セキュリティ性も高い

・保管場所が必要。整理も手間

・紛失や損傷のリスク

共有 複数のユーザーで共有可 物理的に参照する必要あり

 

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日本企業に導入例の多い名刺管理アプリ5選

今回は参考として、日本の企業へ導入例が多く、ITreviewに評価数も多い名刺管理システムをピックアップしました。(製品名 abcあいうえお順)

Eight Team

特徴 スマホをかざして名刺交換できる機能、昇進・異動・転職などの自動更新機能などを搭載。主に個人向けに設計され、ビジネスSNSとしての機能にも評価が高い。
主な料金プラン 1万8000円/月(10人まで)から
ベンダーのWebサイト https://materials.8card.net/eight-team/

 

myBridge

特徴 社内の名刺を一括管理可能。スマホで撮影するだけでデータ化ができる。他のサービスとの連携やExcelでの管理も可能。
主な料金プラン ベーシック:無料
プレミアム(10人まで):月990円/人
プレミアム(11人以上):月490円/人
プレミアムプラス:月1490円/人
ベンダーのWebサイト https://jp.mybridge.com/home

 

Sansan

logo

営業DXサービス「Sansan」

Sansan株式会社

4

590

  • 法人向け名刺管理サービス市場シェア No.1※
  • 名刺を起点とした顧客データベースの構築を実現
  • 業績や役職者情報などを把握できる100万件以上の企業情報を標準搭載

製品詳細を見る


特徴 ユーザー個人単位のデジタル名刺管理を想定したEightに対し、社内メンバー共有と活用/顧客分析といった機能も含めた法人向け版。自社全体の名刺情報を一元管理できる機能を持つ。
主な料金プラン 要問い合わせ
ベンダーのWebサイト https://jp.sansan.com/

 

SKYPCE

特徴 「名刺を起点にビジネスを変えていく」を主目的に据えた名刺管理システム。シンプルで直感的に利用できるよう工夫したUIも特長とする。クラウド型のほか、オンプレミス型も用意する。
主な料金プラン 要問い合わせ
ベンダーのWebサイト https://www.skypce.net/

 

SmartVisca

特徴 AIを用いた高精度なOCR機能とともに、顧客データの構築・活用ソリューションとして展開。あらゆる顧客データをSmartViscaを通してSalesforceへ登録、更新できる。
主な料金プラン 無料トライアル:あり(14日)

月1300円/ID

ベンダーのWebサイト https://www.sunbridge.com/smartvisca/

社内業務のDX、まずは名刺の電子管理から

名刺管理アプリはビジネスにおけるコミュニケーションとネットワークを大きく変革します。物理的な名刺の山をデジタル化し、重要な連絡先情報を瞬時に検索、整理、共有できるようにすることで、効率性とアクセシビリティを大幅に向上させます。営業やマーケティング、人材採用など、多くの人々と接触する機会が多い業務では、迅速な情報アクセスが重要な意思決定や関係構築に直接貢献します。さらに、クラウドにより情報のバックアップやセキュリティ保護を実施することで、名刺の紛失やそれに伴う損害のリスクを減らしてくれます。このように、名刺管理アプリは現代のビジネス環境において不可欠なツールとなっています。

企業のDX(デジタルトランスフォーメーション)が叫ばれる中、契約や社内稟議などに関する社内システムを抜本的に変え、社内に浸透させるには時間やコストがかかるかもしれません。しかし名刺の電子管理であればいかがでしょう。その中でも比較的取り組みやすいのではないでしょうか。小さなことから取り組み、DXへの苦手意識をなくし、業務の効率化と事業の拡大につなげましょう。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトのコンシェルジュサービス(無料)までお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料を分かりやすくご提供します。

(執筆:合同会社伝心)

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ユーザーレビューランキング

順位製品名概要
1
統合型顧客管理システム「F-RevoCRM」
F-RevoCRMは低価格ながらも、マーケティング、営業、サポートなど多くの領域をカバーするオープンソースの顧客管理システムです。
見込み顧客から、営業中顧客、既存顧客までの顧客対応プロセスを一元管理でき顧客接点におけるあらゆる課題を解決できます。
また、どんな業種でも使える柔軟設計により様々な業種・業態・課題に適応可能です。顧客プロセスの見直しF-RevoCRMに定義することによって「顧客満足度の向上」「生産性向上」が実現します。

■リード状態から受注後も管理できる顧客接点のフレームワーク
F-RevoCRMは「将来の顧客(リード)」から「明日の顧客(営業)」、「今の顧客(取引中)」、「過去の顧客(取引終了)」まで一元管理することができます。部署間や担当者間での顧客情報の共有の手間が省けるだけでなく顧客をよりよく知ることができるため、顧客ニーズに合わせたサービス提供と継続的な顧客との関係を構築することも可能です。

■顧客の基本情報から関連情報まで統合的に管理
各部署でバラバラに管理していた顧客情報を一元管理を実現する。

■会社全体での情報共有と脱属人化を実現
顧客を軸に各業務での活動を登録して社内での情報共有を実現する。

■スピーディーな顧客対応で顧客満足度アップ
問合せ対応におけるナレッジのを蓄積と対応案件などの情報共有を実現する。

■顧客ニーズに合わせた接点手段により利便性向上度へ
カスタマーポータルで顧客接点のデジタル化を実現する。

■請求書発行業務の効率化とペーパーレス化
見積書データを軸に請求書業務までワンストップでの対応を実現する。
2
営業DXサービス「Sansan」
Sansanは、名刺管理を超えた営業DXサービスです。
名刺やメールといった接点から得られる情報を正確にデータ化し、全社で共有できるデータベースを構築します。あらかじめ搭載している100万件以上の企業情報や商談をはじめとする営業活動の情報も一元管理できるようにすることで、これまで気付けなかったビジネス機会を最大化し、売上の拡大を後押しします。また、名刺関連の業務や商談準備を効率化することで、社員一人ひとりの生産性を高め、コストの削減も可能にします。

【3つのポイント】
1. 法人向け名刺管理サービス市場シェアNo.1※

法人向け名刺管理サービス市場におけるシェアNo.1を11年連続で獲得。市場シェア82%を誇り、業界・業種を問わず、中小規模の企業から数万人規模の企業まで幅広く利用されています。また、専用スキャナやスマートフォンアプリから名刺をスキャンするだけで、高度なAI技術とオペレーターの手入力により、名刺を99.9%の精度でデータ化します。使い勝手の良さや直感的なユーザーインターフェースが、選ばれる理由のひとつです。

※出典:営業支援DXにおける名刺管理サービスの最新動向2024(2024年1月 シード・プランニング調査)

2. 名刺を起点とした顧客データベースの構築を実現
単なる名刺管理としての機能だけではなく、企業・人物・活動の情報を一元管理し、全社で活用できる顧客データベースを構築します。企業と人物の情報に紐付けて、メールや電話、面会などの接触履歴を蓄積できるので、過去と現在の関係を時系列に沿って把握できます。さらに、自動名寄せ機能により、顧客の役職や所属部署に変更があった場合は自動で最新の情報に更新されるため、質の高い顧客データを維持できます。

3.業績や役職者情報などを把握できる100万件以上の企業情報を標準搭載
Sansanにあらかじめ搭載している企業情報では、業績や従業員規模、売上高、役職者情報など、さまざまな条件を基にターゲット企業の検索ができます。接点の有無に関わらず、会社情報を把握することができるので、検索エンジンを使ってあちこちのサイトから情報を集める手間を削減できます。そのため、新規提案先の検索やキーパーソンの把握、アプローチの優先順位付けなど、営業戦略の立案に活用できます。
3
クラウド型名刺管理・営業支援ツール
『ホットプロファイル』
ホットプロファイルは営業を強くし売上アップするための、クラウド型営業支援ツールです。​
「新規開拓」「名刺管理」「営業支援」まで受注に必要な営業プロセスを
ワンストップで実行し、営業の生産性を高めます。​

-選ばれる理由-
①使い勝手が良く、低コスト
営業支援ツールは複数のシステムを併用しなければならず、高コスト&高負荷に。
ホットプロファイルは「新規開拓」「名刺管理」「営業支援」をすべて1つに集約!
コスト削減はもちろん、ツール操作を統一できるため使い勝手が良く、生産性向上に繋がります。

②初めてでも安心!充実したサポート体制
お客様のご要望に合わせ、ホットプロファイル運用が現場に定着するまで、専任のスタッフがサポートいたします。また、管理者向けの初期設定ガイドや、営業現場責任者向けのセミナー、FAQサイトなど、お客様ご自身でオンボーディングできる仕組みも、豊富に取り揃えております。

③まずは必要な機能だけ!段階的な機能追加
複数の機能を利用することなく強化したい箇所から始められます。機能を追加したい場合も、使い慣れた操作感で使用できるため、営業現場への浸透に手間や時間がかりません。
企業様のニーズに合わせ、適切なプランをご提案いたします。

④有望な営業先を自動でお知らせ!
ホットプロファイルに蓄積された名刺や商談などの営業情報と​業界・従業員数などの企業属性などと掛け合わせて、アプローチ候補を​自動分析。営業データを活用し、​新たに営業すべき企業が見つかります。

⑤盤石なセキュリティ
経済産業省『クラウドセキュリティガイドライン』に準拠した運用体制で、万全のセキュリティ対策を講じています。 第三者認証も取得し、お客様に安心してご利用いただける環境を整えています。

「名刺のデジタル化」は簡単にできるDXの第一歩|無料で始められる名刺管理ソフト 5選

名刺は、取引先や顧客、社外とのコミュニケーション、そして自身のビジネスのために重要で必要不可欠なものです。そういえば、名刺は何が重要なのでしょう。実は「紙の名刺そのもの」ではなく、「その情報」と「活用の仕方」が重要なのです。 この記事では、名刺の重要性を再確認するとともに、具体的なビジネスメリット、そして名刺管理システムの選び方を解説していきます。 「自社に合う製品が分からない」 「時間をかけず効率的にサービスを検討したい」 \そんなときはITセレクトの相談専門スタッフが、ニーズに合った製品をご紹介します/ ⇒今すぐ無料相談する 名刺管理ソフトとは無料プラン/無料トライアルのある名刺管理システ […]

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