【悩まずに済むDX】「名刺管理アプリ」の主な機能、導入のメリット・注意点｜おすすめ製品3選

名刺管理アプリは、膨大にたまり続ける「名刺」を電子化し一括管理できるようにするIT製品です。データとして管理することで、会社別やジャンル別、役職別などにソートしながら即座に探せるようになります。また、どの人に「いつ会ったのか」といった記録もできます。既に使っている人は多いと思いますが、改めて名刺管理システム／名刺管理アプリはビジネスにどんな成果をもたらすのでしょう。その機能と目的、メリットをじっくりと解説していきます。

名刺管理アプリの基礎知識

名刺管理アプリは、ビジネスの連絡先情報を整理し、アクセスしやすくするためのデジタルツールです。名刺管理アプリに関する基本概念や利用シーン、デジタル管理と従来型のアナログ名刺保管の比較について見ていきましょう。

名刺管理アプリの基本概念

名刺管理アプリは、名刺上の情報（名前、役職、会社名、連絡先情報など）をスキャンし、デジタルフォーマットで保存してくれます。アプリはスマートフォンの撮影などで名刺のテキスト情報を読み取り、データベースとして整理・分類します。ユーザーはクラウドシステムを通じて情報にアクセスし、検索、編集、共有が可能です。

名刺管理アプリの現在、利用シーン

展示会、カンファレンス、ミーティングなど、新しいビジネスの接点を見つける場では、名刺交換の機会が多くあります。名刺管理アプリの活用で、これらの名刺を効率的に管理し、後で簡単に連絡を取ることができます。

営業担当者は多数の顧客や見込み客と会うことでビジネスを進めていくのが一般的です。名刺管理システムを使用すると、これらの連絡先を効率的に整理し、追跡することができます。

社内で名刺を共有することは、営業活動に有効です。名刺管理アプリは一元化されたリソースとしてチームや部門間で連絡先情報を共有できます。

サクッと比較｜名刺の電子管理と紙管理　検索性、保管性、効率の違い

デジタルで名刺を管理すれば、名刺情報への迅速なアクセスと高度な検索機能が利用できます。一方、アナログ管理では、必要な名刺を見つけるのに時間がかかるなど、デメリットも大きいです。

また名刺は保管スペースを必要とし、整理も手間がかかります。デジタルであれば、物理的なスペースは不要で、データはクラウドやデバイスにコンパクトに保管されます。

名刺は紛失や損傷のリスクがあり、再び入手するのは困難が伴います。デジタルで名刺を管理することで、データのバックアップやセキュリティ対策が立てられます。

デジタル名刺データは簡単に共有でき、複数のユーザーが同時にアクセスして作業することが可能です。名刺の共有は物理的に参照しなければいけないので同じ効率性はありません。

日本企業に導入例の多い名刺管理アプリ5選

今回は参考として、日本の企業へ導入例が多く、ITreviewに評価数も多い名刺管理システムをピックアップしました。（製品名 abcあいうえお順）

Eight Team

myBridge

Sansan

SKYPCE

SmartVisca

社内業務のDX、まずは名刺の電子管理から

名刺管理アプリはビジネスにおけるコミュニケーションとネットワークを大きく変革します。物理的な名刺の山をデジタル化し、重要な連絡先情報を瞬時に検索、整理、共有できるようにすることで、効率性とアクセシビリティを大幅に向上させます。営業やマーケティング、人材採用など、多くの人々と接触する機会が多い業務では、迅速な情報アクセスが重要な意思決定や関係構築に直接貢献します。さらに、クラウドにより情報のバックアップやセキュリティ保護を実施することで、名刺の紛失やそれに伴う損害のリスクを減らしてくれます。このように、名刺管理アプリは現代のビジネス環境において不可欠なツールとなっています。

企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）が叫ばれる中、契約や社内稟議などに関する社内システムを抜本的に変え、社内に浸透させるには時間やコストがかかるかもしれません。しかし名刺の電子管理であればいかがでしょう。その中でも比較的取り組みやすいのではないでしょうか。小さなことから取り組み、DXへの苦手意識をなくし、業務の効率化と事業の拡大につなげましょう。

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（執筆：合同会社伝心）

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