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案件管理システムとは? 主な種類、導入のメリット・注意点

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ITセレクト編集部

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「案件」を増やして、ビジネスの効率化と顧客満足度向上を同時に、効率よく実現したい──。そんな需要を満たすITツールの1つに「案件管理システム」があります。この記事ではクラウド型システムを前提にした「案件管理」の基本、主な製品カテゴリー、導入で実現するメリット、導入の注意ポイントまでを詳しく紹介します。あなたの会社とビジネスに適する案件管理システムを見つけるための一助となれば幸いです。では、早速確認していきましょう。

案件管理の基礎知識

案件とは、ビジネスにおける「取引先から依頼された仕事」を指します。端的には、この案件を「増やす」「管理する」ことがビジネスの成長や躍進につながることは皆さんもよく分かっていることでしょう。以下より、「案件管理」の基礎、機能と役割、メリットや効果を簡単に解説していきます。

案件管理とは?

案件とは「取引先から依頼された仕事」のことです。この案件を効果的に管理していく行程が「案件管理」となります。

例えば、営業担当者が顧客から問い合わせや見積もり依頼などを受けたとます。その依頼を担当者個人の経験やコツ、勘だけで受注し、その後のフォローなどまで一人で進めてしまえる敏腕担当者ならばともかく、現実ではチームや部、組織単位でその案件を獲得する戦略を練って進めています。

この案件を効率よく管理していくためのIT製品が「案件管理システム」です。一般的なIT製品カテゴリーとして「販売管理システム」とも呼ばれます。案件情報を適切に管理することで、「顧客との信頼関係をより深く築ける」ようになる。案件管理システムの導入で得られる効果と成果はここにあると言えます。

 

●案件管理を行うべき理由

案件管理の基本は顧客情報や進捗状況などの情報を一元管理」し、営業担当者、チーム、組織など同士で「情報を共有し、活用できるようにする」ことです。

前述した敏腕担当者のような「属人化」した活動ではなく、チームプレイの意識で顧客の情報や状況、ニーズを正しく理解し、活動できます。こうしていくことで「顧客との信頼関係を築くことができる」「取引先からの問い合わせや見積もり依頼などに対して、スピーディーに対応できるようになる」「営業成績の分析や改善に役立てられる」といった効果や成果につながります。

 

●案件管理における重要性

案件管理は、ビジネスにおいて非常に重要な役割を果たします。

営業担当者同士、あるいはチームや組織も横断して情報を共有できれば、顧客対応がスムーズになります。顧客とより深い信頼関係を築けるようになりますし、どこよりもスピーディーに対応できるならば、ビジネスチャンスを逃すことも少なくなります。

また、営業活動をデータとして分析し「受注率が低ければ、見積もり作成時の問題点を洗い出して改善する」などといった戦略も取れるようになります。

 

「案件管理」を実現するIT製品カテゴリー

案件管理」のためのITシステム/ソフトウェアには、一般的な分類として呼ばれるIT製品カテゴリー名がいくつかあり、少し分かりにくいかもしれません。ここでは、案件管理の機能を包括しつつ、一般的に分類されることが多い「IT製品カテゴリー名」をいくつかひもといて説明します。

 

販売管理システム

「販売管理システム」は、企業の販売活動を支援するシステム/ソフトウェアです。主に、受注、発注、入荷、出荷、売上、請求、入金などの業務を一元管理できる機能を備えます。

 

CRM

「CRM(Customer Relationship Management)」は、日本語で「顧客関係情報管理」といい、顧客情報を管理し、顧客との関係を「強化」していくためのシステム/ソフトウェアです。

 

ERP 

「ERP(Enterprise Resource Planning)」は、日本語で「企業資産計画」といいます。企業全体で持っている資産──ヒト、モノ、カネ、情報を1つにまとめて管理し、有効活用していく、「業務プロセスを統合的に管理する」ためのシステム/ソフトウェアです。

 

SCM

「SCM(Supply Chain Management)」は、日本語では「供給フローの連鎖的管理」を行うシステム/ソフトウェアのことです。供給フローとは例えば製造業において、原材料の調達から、製造、販売までを連鎖的に一元管理する経営手法を指します。

 

SFA

「SFA(Sales Force Automation)」は、日本語では「営業支援・戦略自動化システム」などと訳されます。これまで個々の報告などで把握・判断していつつも「見えにくかった」営業活動を行う各メンバーの行動、商談の進ちょく状況とその結果などを「見える化」し、営業の効率や成功率、業務改善などを実現するシステム/ソフトウェアのことです。

 

案件管理システムの導入で得られる主なメリット

販売管理システム、CRM、ERP、SCM、SFAのいずれも、顧客や営業活動の情報を集約して管理するデータを軸に「案件管理」も包括して行う機能を備え、企業の経営効率化や業績向上に寄与しますが、異なる目的と機能を持ちます。それぞれのシステムがどのように企業の業務に適用されるかは、企業の規模、業種、業務内容などによるのも現状です。

ここからは案件管理を行う機能に絞り、「販売管理システム」として導入するシーンを想定して、得られる効果、メリットを解説します。

 

  1. 業務効率化
  2. 情報共有
  3. 分析による業務改善

1)業務効率化

販売管理システムを導入することで、案件情報を一元管理し、必要な情報をすぐに見つけることができるようになります。また、チーム全体の進捗状況を把握できるようになるため、チーム全体で業務を把握し、連携していけるようにもなります。

 

2)情報共有

販売管理システムを使えば、各メンバーの知識やノウハウをチーム全体に共有できるようになります。例えば「担当者変更」を行うときも、スムーズに引き継げます。「業務の属人化を防ぐ」ことができます。

 

3)分析による業務改善

適切な案件管理を行うことで、営業活動のボトルネックに気付くことができ、活動や業務改善が期待できます。

また、売上予測なども正確に把握できれば、経営層が自社の次の一手を迅速に検討する、アクションを起こすための意思決定の根拠する、といった経営判断の情報としても大きく機能することになります。

 

案件管理システム導入時の主な注意点

 前述したように、案件管理の効率化を実現するIT製品はかなりたくさんあります。機能、目的や導入規模、範囲に応じて少し異なるので、そもそも自社に合うのは「どのカテゴリー」の製品なのかを定めることから少し難しいかもしれません。まず「自社の目的・希望で、どのカテゴリーの製品が適しているのか、どんな製品を導入するのがよいのか」にお困りでしたら、ITセレクトのコンシェルジュ(無料)に相談してみてください。

 

 ここからは、案件管理システム導入・選定前に定めておきたい「準備ポイント」を3点挙げていきます。

 

  • 自社の業務内容と規模、目的、要件を整理する
  • データの取り扱いとセキュリティ対策の範囲を確認する
  • 社員トレーニングの計画と準備を行う

自社の業務内容と規模、目的を整理し、「要件定義」する

案件管理システムは、導入する自社の業務内容や規模に合わせて選定する必要があります。「全部入り」もありますが、余計な機能があるならばその分コストも余計にかかってしまいます。逆に「低価格」だけで見れば自社の業務内容と合わず、機能が足りないことも起こり得ます。

まず、自社の業務内容に沿って、導入目的と求める効果を洗い出し、いくつかのベンダーと相談しながら、コストパフォーマンス・ROIの考慮して計画するのが第一歩になるでしょう。

 

データの取り扱いとセキュリティ対策の範囲を確認

案件管理システムには、顧客情報や案件情報など、自社とって極めて重要なデータが含まれることになります。そのため、データの取り扱い方の指針策定は「人任せ」ではいけません。極めて注意が必要であり、計画初期段階で熟慮しておくべき要素です。

具体的には、データ漏洩や不正アクセスなどのリスクを最小限に抑えるための適切なセキュリティ対策を計画しつつ、自社のニーズを改めて理解します。この上で、自社の要件として講じられる/支援してくれるシステム・ベンダーを選ぶのが肝要です。

 

社員トレーニングの計画と準備

ITシステムの入れ替え、あるいは新たに導入する場合、その利用者=社員にトレーニングを行う必要もあります。システムの操作方法や利用方法を理解してもらい、正しく使ってもらうことで、はじめて新システムの効果的な活用が可能になります。導入後のサポート体制やトレーニングメニューの有無やコストも忘れずに計画していきましょう。

 

販売管理システムとともに案件管理の効率化と成果増を目指しましょう

以上、案件管理の効率化に向けた「販売管理システム」の特徴と選定ポイントを解説しました。中小規模までの企業を想定した案件管理選定の基礎とともに、システムを選ぶ際には、自社のニーズに合った機能を優先したうえでコスト対効果を検討し、他のシステムとの連携やUI/UXの利便性なども評価することが大切です。案件管理システムを導入することで、「顧客関係を強化できる」「効率が向上する」「データドリブン型の戦略を実現できる」といったビジネス成長の効果も期待できます。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ITセレクトまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料をご提供します。

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注文販売[M2O]
「注文販売[M2O]」は、見積書、発注書の発行、受注から納品の管理、請求書の発行、入金消込、仕入、在庫管理まで一連の機能をすべて含んだ事業用パッケージです。
お客様とのやり取りは、お客様サイトで実施し、発注書の回収、請求書の提出など、販売業務のコストと負荷を大幅に削減します。
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お客様サイトを介して見積書を提出し、お客様は注文を直接登録することが可能です。見積書、発注書の発行もできます。請求書は自動生成され、お客様サイト上で確認することができます。販売先様、仕入元様の取引を含むすべての受発注を一括管理できます。

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製造開始日、製造完了日、発送先、発送方法を登録し、発注からの納品までを一貫して管理、追跡します。出先や、出張先からでも受注、発注処理が可能、営業担当の方もお客様先で、納品状態をいつでも確認することができます。

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