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DX時代の「売上管理」とは? 管理項目とスムーズに行うポイント、主な管理方法

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ITセレクト編集部

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売り上げ管理とは、記録・集計した日々の売り上げや関連する数値を総括的に管理し、最終的な売り上げ目標に対する進捗を確認するための業務です。売り上げ管理を通じて算出された経営状況を表す数値は、経営者のみならず営業やマーケティング部門の施策の効果を判断する重要な指標となります。本記事では、経営状態を適切に把握するための売り上げ管理の方法や必要な項目、スムーズに売り上げ管理を行うためのポイントについてご紹介します。

売上管理の基礎知識

まずは売り上げ管理に関する基礎的な知識から振り返ってみましょう。

売上管理とは?

売上管理とは、自社の売り上げに関する情報を管理する業務を指します。期ごとに定めた売り上げ目標に対する進捗率や、原価との関係、粗利益(売り上げ総利益)の算出など、売り上げに関わる数値を出し、多角的に分析します。

売上管理の単位は全社だけでなく、時間別や部門別、商材別といった単位でも行われます。

売上管理の目的

売り上げ管理は当然ですが、自社の売り上げを増やす、伸ばすために行います。例えば、自社が扱う商品のうち売れ筋の商品は何か、いつ何が売れるのかといった傾向をデータとして把握できれば、売り上げをさらに伸ばすための戦略を立てやすくなるでしょう。また、過去の実績や予算との差を分析することで、売り上げが低迷する原因の発見や課題の設定、好調な要因を元にした新たな営業戦略の立案なども可能になります。

長く売り上げ管理を続け、データが多く蓄積されるようになれば、やがて高精度の売り上げ予測が可能となり、効果的な施策を事前に用意できるようになるでしょう。

売上管理を分析する際の主な分け方

売り上げ管理は、社内のあらゆる単位ごとに行われます。大きな単位での分析では埋もれてしまう課題も多くあります。さまざまな方面から小さな単位で分析を行うことで課題を発見しやすくなります。

部門別

部門を単位とした売り上げ管理は、比較的大きめの管理の単位です。部門別に売り上げの動向を把握することで、売り上げ低迷が始まった時期から要素を割り出し、対策を講じられるようになります。

商材別

商材は、部門よりもさらに絞り込んだ管理の単位です。売れ行きの動向から売れ筋と死に筋の商品を把握することで、商材そのものが抱える問題や販売方法の課題の洗い出し、新商品への入れ替えといった戦略を立案しやすくなります。

顧客別

売り上げが低迷する理由は商品だけにあるわけではなく、顧客側に要因がある場合があります。顧客別に購買状況を管理すれば、好みにあった商品の提案や、購入頻度が下がったタイミングでの営業活動など、顧客単位での対処が可能となります。

地域別

同じ商品であっても、地域によって全く売り上げが変わることはめずらしくありません。地域別に売り上げ管理を行うことで、地域固有の事情を把握しやすくなり、土地柄に合わせた営業戦略を立てやすくなります。

なお、管理の単位は事業者側の規模や性質によって異なります。例えば、全国規模でビジネスを展開しているなら、関東地方などの地方が管理単位となりますが、地域密着型ビジネスの企業なら市区町村で管理することがあります。性質や目的、規模などから自社に合った地域単位で管理しましょう

担当者別

担当者別の売り上げ管理は、部門やチームの売り上げ向上に有効的です。特定の社員の成績が下がっているとしても、部門単位で管理するだけでは変化に気がつかないかもしれません。不調な担当者の営業成績が振るわない原因を突き止め改善に導くことで、長期的な売り上げの回復や担当者自身の業務効率アップが期待できます。

時系列

時系列に沿った売り上げ管理は、営業戦略の方向性の確認や施策の効果を図るために必要な管理単位です。売り上げを前年比で見ることによって、売り上げの好調・不調な理由の分析が可能となり、施策の見直しや新たな戦略の考案に繋がります。

 

売上管理の主な方法

売り上げ管理にはいくつかの方法があり、企業の規模や予算によって適した方法が異なります。それぞれの方法にあるメリット・デメリットを踏まえ、自社にあった売り上げ管理の方法を選択しましょう。

表計算ソフトで売上管理表を作成する

もっとも手軽に導入できる方法が表計算ソフトウェアによる管理です。Microsoft ExcelやGoogle Spredsheetは低価格/無償で導入でき、多くの企業が既に活用しているソフトウェア/サービスのため、コストをかけずにすぐに売り上げ管理をはじめたいシーン向けです。こちらは既に実践している人がほとんどでしょう。

表計算ソフトウェアの大きなメリットは、基本的な使い方は大抵は理解していることを前提に、フォーマットや入力項目を自社のフローに合わせて作りやすいことです。一方、入力自動化のしにくさや、関数を活用する表作成の手間の発生が課題に挙げられます。また、データ量が多くなるにつれてファイルサイズが大きくなり、挙動が重くなったり、ファイル間の同期が進まず操作に時間がかかったりもします。使うPCに依存する不安定さなどにも注意が必要です。

専用機能を持つITシステムを利用する

企業の規模や売り上げに関するデータが大きくなるにつれて、システムやツールを使った売り上げ管理が求められるようになっていきます。自社にとって適切な売り上げ管理機能を持ったシステムやツールを利用することで、数字の「正しい」管理だけでなく「分析」や「共有」といった機能による恩恵、効果も受けられます。

・会計システム

会計システム/会計ソフトウェアは、会社経営に関係するあらゆる金銭の動きを記録・管理するためのIT製品です。扱う情報は売り上げに限定されませんが、仕入や販売管理費、営業外費用など、売り上げに関係が深い費用も含めあらゆる金額を集計する機能があります。

多くの会計システムは高度な分析機能までは備えませんが、表計算ソフトウェアなどと併用することで分析の情報として活用することも可能です。csvやExcelファイルにエクスポートしたデータを表計算ソフトで分析することで売り上げ管理の正確性向上を期待できます。会計ソフトの導入にはある程度のコストがかかりますが、小規模事業者向けのシステムであれば、月額数千円程度からで利用できます。

・売上分析ツール

売り上げ管理の目的が本格的な売り上げ分析であるなら、売り上げ分析を備えたツールの導入がおすすめです。

・SFA、CRM

SFAとCRMはいずれも売り上げに深く関係するデータの管理と分析を目的としたツールです。それぞれ役割が若干異なります。

SFA(Sales Force Automation)は営業活動の支援を目的としたデータの管理・分析・共有を行うためのツールです。売り上げ管理に必須である予算と実績の比較(予実管理)や案件ごとの進捗管理、見込み客の情報管理といった機能が揃っています。

CRM(Customer Relationship Management)は顧客管理を目的としたデータの管理・分析・共有を行うためのツールです。SFAが見込み客を対象にした獲得戦略や立案を支援するのに対し、CRMは取引開始後の顧客の継続化を対象とするといったイメージです。適切なプロモーションのための顧客動向の分析とともに、顧客関係の強化・向上のために利用します。

両ツールとも、顧客情報の分析結果を表やグラフ化するダッシュボード機能や、他のツールとの連携機能といった売り上げ管理に有効な機能を多く備えています。

・販売管理システム

販売管理システムは、受注した商品の販売過程を管理し、お金や商品の流れをデータ化するシステムです。受発注管理、入出庫管理、在庫管理、請求書管理、入金管理といった機能により、商品とお金の出入りを一元管理します。売り上げ管理に必要な機能を多く取り揃えており、分析に必要なデータの抽出も可能です。

・管理会計システム

管理会計システムは、自社の経営活動に関わる情報を管理し、会計分析を可能にするためのシステムです。予実管理やセグメント(分類)別の損益管理など、あらゆる観点での数字から企業の状態を分析し、経営管理に活用します。売り上げ管理に必要な機能が概ね揃っていることから、管理会計システムを売り上げ分析に活用する企業も多くあります。

売り上げ管理に使うシステムの選び方

売り上げ分析は表計算ソフトがあれば開始できますが、企業規模の拡大や売り上げの増加を見据えるなら、データ入力や分析を効率化できるシステムの導入がおすすめです。自社にあったシステムの導入を検討する際には、以下のポイントに注意しましょう。

自社の業務や業態に合う機能の有無で選ぶ

販売管理システムや在庫管理システムなど、一部の管理システムは特定の業界や業種に特化した仕様となっている製品があります。売り上げ管理を行ううえでも業界特有の商習慣を踏まえた管理ができると便利なので、自社の業務内容にあったシステムで売り上げ管理を行うのがおすすめです。

カスタマイズにより特定業界向けの機能を追加できるシステムもありますが、使用料とは別に高額のカスタマイズ費用がかかる場合があるで、業界に特化したパッケージ製品を選ぶほうがコストを低く抑えられます。

サポート体制の充実度で選ぶ

多くの管理システムは、システムの導入時から導入後一定期間の間は、サポートに対応しています。多くのベンダーは操作方法やトラブル発生時の相談を受け付けてくれますが、24時間フルサポートではない製品や、メールやチャットに限定される製品もあります。選定の際にはサポート対応の内容に注意しましょう。導入候補の製品があるなら、導入時から導入後のトラブルに対するサポート体制について問い合わせをするのがおすすめです。

セキュリティの高さで選ぶ

売り上げ管理では、社内機密に関わるデータを大量に扱います。売り上げが発生した時期や金額だけでなく、顧客とのやりとりに関するデータも多く含まれているため、流出してしまった際には社会的信頼が失墜します。

万が一の事態への備えとして、導入するシステムに十分なセキュリティ対策が施されているか確認しておきましょう。セキュリティに確実性を求めるなら、オンライン経由で利用できるクラウド型のサービスよりも、社内サーバにシステムを設置するオンプレミス型の導入や、スタンドアロンのPCにパッケージ製品をインストールするといった導入方法も視野に入ります。

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売上管理をスムーズに行うポイント

売り上げ管理はさまざまな要素の数字が関係し合うため、ひとつの入力ミスが分析に大きな影響を与える場合があります。ミスなくスムーズに売り上げを管理するためには、次に紹介するポイントを意識しましょう。

(1)売上管理表のテンプレートを用意する

入力する数値を間違えないよう、必要な項目や入力箇所をまとめたテンプレートを作成するのがおすすめです。売り上げ管理表の作成ルールを定めることで、担当者ごとに提供される数値が異なるといった問題を防止しやすくなります。

(2)売上管理表の数字を定期的に振り返る

売り上げ管理表に入力された数値を定期的に振り返ることで、変動の要因を把握しやすくなります。大きく売り上げが下がった要因を把握できれば、早めに売り上げを回復するための施策を打つ判断ができるでしょう。また、異常値は入力ミスであるケースもありますので、後々の分析結果に影響を与える前に修正できるようになります。

(3)売上目標を達成するための改善を繰り返す

振り返りにより売り上げ目標に対する大きな乖離が判明したなら、売り上げ低下の原因を基に改善策を検討できます。また改善策を講じた後も売り上げ管理を継続することで、改善策の効果を分析し、新たな施策を打ちやすくなります。

売上管理の対象となる主な項目

売り上げ管理では、売り上げの状況をさまざまな角度から分析します。管理対象となる主な項目は以下の通りです。

項目 内容
売上高 商品やサービスを提供した対価として得た金額
売り上げ目標の達成率 ある期間ごとに定めた目標金額に対する達成率
売り上げの前月比・前年比 前月・前年との売り上げ対比
売り上げに対する原価 提供した商品やサービスの仕入・製造・開発にかかった費用
予算の消化状況 期初に定めた予算の消化状況

売上高

売上高は、商品やサービスを提供した対価として得た金額の総額です。取引先や品目、数量、価格、販売時期などのデータを紐付けておくと、後にデータを分析しやすくなります。

売上目標の達成率

売り上げ目標の達成率は、期間ごとに定めた売り上げ目標金額と実際の売り上げを比較して算出する割合です。分析により、目標を上回っているときは好調の要因を、下回っているときは課題を洗い出し今後の営業活動に反映させます。

売上の前月比・前年比

売り上げを同年前月や前年同月と比較することで、売り上げの推移を把握しやすくなります。また、現在と過去の売り上げを比較することで、売り上げに影響を与える要因が分析しやすくなり、今後の営業戦略を立てやすくなるでしょう。

原価

原価は、商品やサービスの仕入・製造・開発にかかった費用です。原材料費や人件費、販売管理費など、項目ごとに分けて管理します。利益を圧迫する要因を分析しやすくなるため、コストカットによる利益増への施策を打ちやすくなります。

予算や経費の消化状況

予算の消化状況や経費の使用状況を管理することで、会社経営の妥当性を判断できます。例えば、消化された予算に対して売り上げが上がっていないようなら、効果が出るような経費の使い方ができていないと判断できるでしょう。

売上管理は効率のいいシステム導入で実現しよう

売り上げ管理は、企業の経営戦略において重要な役割を持っています。売り上げの動向を分析して発見した課題を解決し、より高い売り上げを目指すためにも、売り上げ管理を活用しあらゆる角度から状況を把握しましょう。

精度が高い売り上げ管理を行うなら、システムやツールの導入が必須です。小規模事業なら表計算ソフトや会計ソフトで管理できますが、企業規模が大きくなるにつれてSFAやCRMなどの分析ツール、販売管理システム、管理会計システムといったシステムの導入が望ましいです。各ツール・売り上げにはそれぞれ目的があり、利用できる機能も異なりますので、自社が属する業界や業種、自社が抱える課題解決に適した機能を持つシステムを選択し、高精度の売り上げ管理を実現しましょう。

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