実務で得た名刺の管理・整理とその活用法について、皆さんは今どうしているでしょうか？
名刺をただの紙切れやコレクションとして机の引き出しに埋もれさせてはなりません。デジタル化が進む現代において、名刺の管理も今やデジタルが主流となっています。
「名刺を、データ・情報とし、貴重な人脈を生かす手段に」──。本記事では、従来のアナログと現代のデジタル式で名刺の管理・整理とその活用方法を振り返り、その違いを分かりやすく解説します。この上で、名刺のデジタル化と今後の活用で必要になるIT製品「名刺管理システム」の選定ポイントとおすすめ製品を紹介します。
目次
アナログ／デジタル別 名刺の管理・整理方法
名刺の管理方法は、管理する名刺の量によって適した方法が変わってきます。
管理する名刺の量が少なければ、名刺入れに入れておく、ファイリングするといったアナログ方法でシンプルに管理できます。コストも多くはかかりません。その量は数十枚（数十人）程度までといったところでしょうか。
しかし、数十枚などあっという間でしょう。こんなとき、慣れたPCやスマートフォンで知りたい情報をさっとググって検索するように、名刺の情報も素早く手間なく得られる・検索できる手段を模索するのではないでしょうか。デジタル化はこれを実現するためにあります。
アナログでの名刺の管理方法
アナログ型の名刺管理は、市販の名刺ボックスや名刺ファイルなどの名刺の整理用グッズを使用して、物理的に名刺を整理して管理します。旧来よりビジネスパーソンが行ってきた方法です。
アナログ型名刺管理のメリット
アナログ管理で名刺を管理するメリットは、コストと手間がかからず、特別な知識も不要なことです。
名刺の整理用グッズは、数百円台から高くても数千円程度で購入できます。50音順、業種別、時系列順など、適宜工夫してファイリングすることで、ある程度の一覧性や一貫性、統合性も確保できます。
アナログ型名刺管理のデメリット
紙の名刺のデメリットはまず、「物理的」な管理場所や手段が必要となることです。名刺ケースや名刺ファイルといえどある程度の場所は取りますし、名刺の量が増えれば増えるほど管理できなくなってきます。持ち運ぶシーンなどにも無理が出てきます。目的の名刺（情報）を見つけるのにも時間と手間がかかり、面倒になってきます。
また、名刺に書かれている内容は「個人情報」であることを忘れてはなりません。物理的なモノには紛失してしまうリスクがあります。また、廃棄するにも法令やルール順守とともに適切に対応しなければなりません。
最後に、管理は全てあなた自身に委ねられます。個人管理では情報共有や伝達、連携はどうしても行いにくくなり、不確実なものになります。
デジタルでの名刺の管理方法
一方のデジタル型は、名刺を「データ化」し、電子的に保存、管理する方法です。
例えば、紙の名刺をスキャンして「画像データ」「PDFデータ」などにする、Microsoft Excelのような汎用オフィスソフトウェアを使って「文字データ」にする、名刺管理ソフトウェア／アプリに登録する、「名刺管理システムを使う」などが挙げられます。
デジタル型名刺管理のメリット
デジタル型方法最大のメリットは「デジタルデータ」として電子的に管理できることです。データ化されていれば、名刺情報が膨大にあるとしてもさっと検索すれば欲しい情報にすぐアクセスできます。
物理的な紙（モノ）としての保管スペースは不要になります。データなので、持ち運ぶ重量も実質無視できます。データをデバイスやクラウド上に保管しておけば、いつでも、どこでも、必要なときに容易にアクセスできる体制を容易に整えられます。
データであるため、情報共有、伝達の確実性や利便性も劇的に高められます。名刺交換においても、両者がデジタル型で対応していれば紙での名刺交換なしに「デジタルのまま」名刺交換できます。昨今一般的になったオンライン会議のシーンで特に重宝されるでしょう。
そして、それらのデータは「その後のビジネス活動、戦略」へ活用できます。例えば、蓄積する名刺情報を軸にして優良顧客の発掘やフィルタリング、リード（見込み客）の生成、売上向上施策といったタスクと連携できれば、営業活動の効率化、ビジネス成果の創出につながることが大きく期待できます。
デジタル型名刺管理のデメリット
デジタル型方法は、データ化するためのコスト、管理するためのコストが発生します。例えばOCRスキャナー、入力代行費、名刺管理ソフトウェア／アプリ／システムの導入費、管理表示用端末（PCやスマートデバイス）などが考えられます。データ化の手段によっては「データを正しいものにする」コスト、例えば誤認識の修正、誤字修正、二重入力／名寄せといった行程でコストがかかることもあります。
また、データ化による意図しない情報消失（誤って消去操作をしてしまう）、そして情報漏えいのリスクもあります。前述の「紙の名刺を落とした、名刺ケースを紛失した」ケースに対して、「データ化した名刺情報」は個人情報保護法の規制対象になります。
名刺整理と管理は名刺管理アプリ／名刺管理システムの活用がおすすめ
アナログ型方法は、実施ハードルが低く、すぐ、安価に行えますが、名刺ホルダーやファイルを使って物理的に整理するためにスペースを取り、検索も手間がかかります。情報が古くなっても更新は難しく、情報の共有も困難です。
一方、デジタル型方法は、主にエクセルなどのPCソフトウェア、あるいは名刺管理アプリ・名刺管理システムを利用して、電子的に管理できます。名刺をスキャンしてデータ化し、デバイスやクラウドに保存することで、スペースを節約し、迅速に検索・アクセスが可能です。さらに、情報の自動更新やタグ付け、メモ追加などで情報管理を効率化できます。データは複数のデバイスで同期され、チーム全体での情報共有も容易です。これにより、ビジネス機会の見逃しを減らし、迅速な対応が可能となります。
名刺を効果的に管理する方法は上記のようにいくつかありますが、「すぐ」「手軽に」「全社／チーム間での情報共有」「今後のビジネス成果」の観点で見るとやはりデジタル型で、さらに個人的にスマホ／デバイスへインストールする単体の無料アプリ型よりは、会社として全社的に、部門なども隔てずに顧客情報を一元化しつつ、従業員個人単位でのアプリ／ツールも一緒に提供できるクラウド型／SaaS型の名刺管理システムの導入が勧められます。以下より、改めてデジタルでの名刺管理システム／アプリのメリットを解説します。
デジタル型名刺管理のメリット
- 情報を一元管理できる
- 項目別に検索・分類しやすい
- いつでも、どこでも利用できる
- データの正確さを高められる
- 顧客管理を高度化できる
- 顧客情報を常に最新に保てる
- 顧客管理タスクを効率化できる
- 企業のDX化の第一歩になる
情報を一元管理できる
名刺管理システムは、名刺情報をデータ化し、データベースにまとめて一元管理します。
これにより利用者は「常に最新の、正しい情報」を参照できるようになります。いつでも、どこでも、どんな端末でも、欲しい情報を探せる業務環境を従業員に提供できます。
そして同時に、社内、部署、チーム間などでその情報を効果的に共有できる体制も整います。
項目別に検索・分類しやすい
名刺管理システムは、名前、会社名、職種、業界など、さまざまな項目列とともに情報をデータ化します。
これらの情報も含めて顧客情報として管理されることで、必要な情報を「検索してすぐ探せる」ことはもちろん、その後の営業活動に向けて「1月～3月に購買履歴のある人」「6カ月以上購買がないので要再営業のリスト」のように分類・区分した顧客情報を抽出することも容易になります。
いつでも、どこでも利用できる
クラウド型名刺管理システムは、通信環境とアクセス用端末（PCやスマートデバイス）があれば、いつでも、どこでも情報を参照できる体制を提供します。
オンライン会議・商談のシーンも増えた昨今、オンラインでの名刺交換も自然に対応できます。例えば、「オンライン会議ツールの背景に自身の名刺情報を記録したQRコードを配置する」など。相手も同じシステムを使っているならば名刺交換もさっと完了です。
外出先で最新の顧客情報を確認できるのはもちろん、出先で名刺交換をしたあとすぐに情報を登録／更新する、チームと情報をリアルタイムに連携して商談中にすぐ見積もりを掲示する──といった迅速な活動体制を築けます。
データの正確さを高められる
顧客（名刺）情報のデータ化を、これまでの手動作業から名刺管理システムで自動化できれば、作業時間の短縮とともに人的ミスも低減でき、つまりは「データの正確さ・確実性」を高められます。
顧客管理を高度化できる
データ化した名刺情報は、顧客の基本情報だけでなく、顧客単位の商談履歴や購入傾向、アクセス履歴といった他で得た情報とも結び付けられます。
名刺情報を軸に、顧客ごとのアプローチ履歴などを確認したり、連絡先や担当者の更新情報を得ることなども可能になるでしょう。顧客との関係強化、顧客獲得の戦略化が可能になります。
顧客情報を常に最新に保てる
名刺で得られる情報は、定期的なフォローアップやニュースレターの送信といった顧客エンゲージメントの向上に向けた対策を取っていく起点になります。その後の見込み客育成の活動、営業活動、CRMやSFAで行う活動と連携しながら、取引先との継続的な関係の構築も支援できます。
これには名刺管理システムの多くに備わる、人単位の情報更新を「追跡」できる機能が極めて強力です。ある人が昇進や部署異動、転職や転籍などで名刺情報を更新したら、システムの登録情報も連動して更新されるのです。これは紙ベースの名刺の管理では決してできない、クラウドとデジタル管理ならではの機能です。
顧客管理タスクを効率化できる
名刺管理システムのほとんどは、データ入力の補助・定型化機能、カメラで撮って自動認識→データ化する機能といった「データ化支援」の便利機能を備えています。
データの確実性を望むシーンに向け、自動認識した初期データをオペレータが再確認して修正を代行するサービスを用意する製品もあります。
優れたデータ化機能を持つ名刺管理システムによって、従業員の主業務外タスクを省力化できれば、その分メインの重要なタスクに多くの時間を割ける体制を提供できます。
企業のDX化の第一歩になる
名刺管理システムは、企業のDX化の第一歩として理想的です。
昨今、今後の企業成長にはDX（デジタルトランスフォーメーション）化が必須──と叫ばれています。どうすればよいのか……に悩みがあるならば、ユーザーとなる従業員も、会社視点でも分かりやすく、大掛かりでなくてもよい名刺管理システムは、DXの第一歩として導入しやすい利点があります。
CRM（顧客管理システム）、SFA（営業支援システム）、ERP（基幹システム）のようなITシステムも、この顧客情報のデータ化が起点になります。
名刺管理システムの選定ポイント
- 自社に合う機能を搭載しているか
- データ化の効率と機能
- 従業員にとって使いやすいか
- 無料プラン／無料トライアルはあるか
自社に合う機能を搭載しているか
自社のニーズや課題を振り返り、それらを解決する、向上を図れる機能が備わっているかどうかを確認します。
前述した通り、名刺管理システムは名刺のデジタル保管スペース的役割だけでなく、その後のビジネス成果を創出するための情報基盤としてどう考えるか、がキモになります。
そのため、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）をすでに導入している場合、あるいは導入を検討しているならば、それらのシステムとの連携性も忘れずに確認しましょう。
また、名刺情報は個人情報が含まれ、また顧客や取引先などビジネス上の重要な情報です。その取り扱いは特に厳重に行う必要があります。製品ベンダーのセキュリティ体制はもちろん、自社のセキュリティ体制も改めて確認しましょう。
データ化の効率と機能
名刺管理システムの主機能の1つが「名刺情報の取り込み機能」です。紙の名刺をスキャナーにかける、あるいは「スマホのカメラで撮る」ことで、名刺に書かれている文字列を「自動識別」し、デジタルデータにします。
データ化は「OCR（光学文字認識）」を用いる機能が基本ですが、製品によって読み取りの精度や利便性が異なります。選定ポイントの1つになるでしょう。
人の目で確認する「オペレータ入力」を売りにする製品もあります。入力から情報反映までの時間はOCR機能よりかかりますが、目視チェックと入力を人力で行うので「より高精度なデータ化」を実現できることが特徴です。
従業員にとって使いやすいか
名刺管理システムを日常的に使う「従業員にとって使いやすいかどうか」は、客観指標とするのは難しいものの重要な選定ポイントです。
多くの名刺管理システムは「マルチデバイス対応」を実現しています。例えば、会社では業務PCで、出先ではスマホで、出張時は別のモバイルPCで、同じシステムとデータへ場所や使い方を問わすにアクセスできます。
スマホでの活用においては、そもそもスマホアプリが用意されているか、使い勝手はどうか、対応OS（iOS／Android、それぞれに用意されているかどうか）をチェックするとよいでしょう。
無料プラン／無料トライアルはあるか
IT製品、特にクラウド型のIT製品は「ハードウェアなどの機材類の調達なしに、すぐ導入できる」利点を生かし、一定期間無料で使える「無料トライアル」を用意するものも多くあります。
実際に製品を「試す」ことで、自社に適しているかどうかを見極めやすくなります。
試用を通じ、操作性と機能の過不足を確かめます。利用者、営業担当者など現場の感想を集めましょう。特に営業担当者には無料期間を最大限に活用してもらった上で導入の可否を判断するのもよい策でしょう。
そして、不明点があれば遠慮なく製品のベンダーに問い合わせて回答を得ましょう。自社の目的や要望が明確ならば、ベンダーもきっと親身になって対応してくれます。また、満足する回答が得らず、それに応えられないベンダー／製品は「縁がなかった」と判断する材料にもなります。
「選び方がわからない…」「製品が多すぎて選べない…」
「料金は結局いくらかかるのかを聞きたいだけなのだけれど…」
「いきなり知らないベンダーに聞くのちょっと……」
「無料トライアルのある製品を教えて」
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