現在、多くの企業が業務効率化を目指してざまざまなITツールを導入しています。その中でも特に注目されているのが「自動化」を軸に業務効率をより高めるERPとRPAの連携です。ERP（Enterprise Resource Planning）とRPA（Robotic Process Automation）は、それぞれ単体でも業務効率化に大きく貢献しますが、これらを連携させることによりさらに高度な自動化が実現でき、企業全体の生産性向上や労働時間の削減が期待されます。
本記事では、ERPとRPAの連携による自動化の仕組みと具体的な導入メリットを分かりやすく解説します。
目次
ERPとRPAの組み合わせで得られるメリット
ERPとRPAを連携することで、業務の効率を飛躍的に向上させるとともに、企業に多くの利点をもたらします。ERPとRPA、それぞれで得られる具体的なメリットには、業務の効率化からコスト削減、さらには働き手の負担軽減まで、さまざまな効果があります。
ERPとは？
ERP（Enterprise Resource Planning／基幹システム）とは、企業全体の資源を統合的に管理するためのITシステム／IT製品です。企業活動に必要である「ヒト、モノ、カネ、情報」に関する資源の効率的な利用と情報の一元管理を目的としており、企業の経営資源を最大限に引き出すために用いられます。
RPAとは？
PRA（Robotic Process Automation／ロボットによるプロセス自動化）とは、人間が行っていた定型的な業務を自動化する技術、またはこの機能のためのプログラム／ソフトウェア／ツールのことを指します。
ここでの「ロボット」とは、物理的な機械（ハードウェア）ではなくプログラムやソフトウェアのことです。「人間の代わりに作業する」ことをイメージしやすくするために、また効率化を図るコンセプトを端的に伝える意図で用いたとされています。
RPAの導入・活用シーン
RPAは、ソフトウェアロボット（プログラム）によって人間が行う操作を模倣し、手間のかかるデータ入力や計算、複雑な業務フローを自動化します。
あらためてRPAの具体的な導入シーンには、データ入力（整理、更新、保存）、メールの送信、ファイルの転送、請求書の処理などの日常的なオフィス業務が挙げられます。
例えば、経理部では膨大な数の請求書を手作業で処理することが多く、これが業務負担となっているとしましょう。RPAを使用することで、請求書のスキャンから、データの入力、承認プロセスなどまで自動化できてしまいます。
ERPとRPAの連携で得られるメリット
ERPとRPAを組み合わせることで、業務効率の向上やコスト削減、業務の正確さの向上、労働時間の低減といった具体的なビジネス効果が期待できます。主な効果は以下の通りです。
- 業務効率化と生産性の向上
- コスト削減と適切な人員配置
- 業務の正確さが向上
- 働き手不足の解消・労働時間の低減
業務効率化と生産性の向上
RPAは、これまで人間が行っていた事務的な作業／定型業務を自動化することで、業務の速度や効率を大きく向上させる目的を持っています。
この機能とERPで行う業務プロセスと連携することで、さらに正確さ、確実性、作業速度が向上し、業務の効率化につながります。
また、業務の効率化によって浮いた時間ができるので、それまでその業務を行っていた人は、例えば営業活動や事業計画の立案といったクリエイティブな業務へ専念できるようになります。営業支援や他の業務効率化に向けた考察といったことにも時間を割けるようになります。会社にとって、従業員にとっても、新しい付加価値を生むことに集中できるようにもなります。
コスト削減と適切な人員配置
ERPとRPAの連携により、コスト削減も期待されます。
自動化により必要な人手が減少すれば、端的に人件費の削減が可能になります。手動で行っていたデータ入力やチェックをRPAによって自動化し、確実性を高められば、ヒューマンエラーに由来する入力ミスやその修正や対応にかかる人手が不要もなります。その分余裕ができた従業員を他の重要な業務へ割り当てることも可能となります。
業務の正確さが向上
ERPとRPAの連携により、業務の正確さが劇的に向上します。システムによる自動化で人手によるミスがなくなれば、業務プロセス全体が効率化され、精度を高められます。
具体的には例えば、データ入力の際にRPAが正確に数値や情報を読み取りERPへ直接入力することで、手作業での入力ミスをなくすといったシーンが挙げられます。データの整合性チェックや不備の確認も自動化されるため、入力作業の時間、担当者の手間も大きく減らせます。
働き手不足の解消・労働時間の低減
ERPとRPAの連携は、働き手不足の解消と労働時間の低減といった企業の課題対策にも寄与します。単純作業や定型業務を自動化することで、これまで定型的な業務に忙殺されていた人材をその業務から開放してあげることができます。
また、その人材をより生産的な業務へ割り当てる、あるいは必要と分かっていつつも手を出せていなかった業務へ時間と労力を割くといった人事戦略などへの支援も期待でき、働き手不足を補い、全体の労働時間を抑制する効果が見込めます。
ERPとRPAの連携が特に有効な利用シーン
ERPとRPAの連携により、多くのビジネスプロセスが最適化されます。
請求書処理
手作業での請求書処理は手間、時間がかかり、ヒューマンエラーも発生しやすいタスクです。
ERPシステムに請求書情報を手動で入力する代わりに、RPAを使用して自動化できます。これにより、人力作業に由来するデータ入力ミスを減らし、請求書処理の時間を大幅に削減できます。また、従業員はより価値の高い作業に集中できるようになります。
給与計算
給与計算も複雑なプロセスであり、手作業ではミスが発生しやすく、時間がかかりますが、自動化によってこの課題を解消できます。例えば、従業員の出勤データ、残業時間、各種手当や控除の計算をRPAで自動できます。給与計算の自動化は、業務の正確さと効率を同時に高める効果があります。
在庫管理
手動で行う在庫管理も人的ミスが発生しやすく、時間もかかるプロセスです。ERPにより在庫データを一元的に管理し、RPAの自動処理機能を組み合わせることで、自動的にデータを更新・管理することが可能となります。
例えば、在庫が一定量以下になるとERPシステムが自動的に発注を行う──ような仕組みを、RPAと連携させることで実現できます。また、在庫更新や棚卸し作業もRPAの自動化機能に任せれば、ヒューマンエラーや工数増をなくしながらデータの正確性を保てます。
顧客情報管理
ERPあるいはCRM（顧客管理システム）が担う、大量の顧客データの一元管理にもPRAの自動化機能の利点が大きく寄与します。例えば、新規顧客情報の登録作業、既存顧客情報の定期的な更新作業を自動化することで、人力での作業ミスに由来する情報エラーがなくなり、また常に最新で正確なデータを維持し提供する体制をより強化できます。
財務報告
財務報告におけるERPとRPAの連携も、企業の業務効率を高める可能性を秘めています。従来、手動で行われていた財務データの収集と分析は時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも高いため、多くの企業にとって負担となっているためです。
具体例として、月次の財務報告を考えてみましょう。従来であれば、各部署から手入力で集められたデータを経理担当者が集計し、チェックを行い、最終的なレポートを作成する、となる手間のかかるプロセスです。ERPとRPAを連携させることで、ERPがデータを一元的に収集し、RPAが自動的に整理し、エラーをチェック。場合によって生成AIなども活用しながらレポートまで生成してしまう──といったことが可能になります。担当者は最終チェックと仕上げに集中すればよくなります。財務報告プロセス全体の時間を大幅に短縮しつつ、確実性を高めることが可能になるでしょう。
経営者も、より正確な情報に基づいて意思決定を行えるようになります。内部統制の強化にも寄与し、コンプライアンスリスクの軽減につながることも期待できます。
RPAと連携・併用で相乗効果が得られるIT製品
RPAは、単体製品以外に、RPAの機能を含む／組み込まれているIT製品も多くあります。RPA機能によるプロセス自動化を望むシーンでは「プロセス自動化」などを要件に含めて製品を検討していくとよいでしょう。
●ERP（基幹システム）
ERP（Enterprise Resource Planning／基幹システム）は企業活動に必要不可欠な経営資源である「ヒト・モノ・カネ・情報」を一元管理し、属人化させずに有効活用するという考え方、およびそれを実現するためのIT製品です。
PRAはそれに必要なデータなどの正確性を高め、全体的な行程を効率化する機能を提供します。それぞれを連携させることで、業務に関連する必要な情報を「正確に」「迅速に」ERPへ集約することが可能になります。
●CRM（顧客管理システム）
CRM（Customer Relationship Management）は「顧客情報を効率的に一元管理する」ためのIT製品です。取引先、購入者から、見込み客まで「自社の顧客」に関するあらゆる情報を一元管理して戦略的に活用できるようにします。自社の顧客情報を適切に管理・分析することで、顧客との良好な関係性を築き、それを効果的に経営戦略につなげるために用います。
●会計システム
会計システムは、「経理業務」をデジタル化、かつ自動化して効率向上につなげるIT製品です。請求書の作成や支払いの管理など、定型的な業務を多く含むため、RPA的機能を標準で備えていることが多いです。RPAとの親和性は特に高いと言えます。
●経費精算システム
経費精算システムは、企業活動に関わる「経費清算」を効率的にし、同時に管理・連携できるIT製品です。領収書のデータ入力、経費の計算、経費申請フォーマットに準じた入力などの定型的な業務を多く含むため、RPAと高い親和性があります。
●受発注システム
受発注システムは「受注、発注業務」を一元管理し、効率化するIT製品です。受注や発注を行う上で必要なさまざまな機能を集約し、受注管理から在庫管理、さらには出荷管理まで、一元化したデータのもとで、正確かつ作業の効率化、迅速化が期待できます。注文の受け付けや発注の管理など、定型的な業務が多くあるので、自動化機能の活用でさらなる高い効果が期待できます。
●請求書発行システム
請求書発行システムは、会計システムや販売管理システムと連携し「請求書の作成・発行・送付・受領業務を効率化、自動化」できるようにするIT製品です。受発注システムは「受注、発注業務」を一元管理し、効率化するIT製品です。請求書の作成や送付など、定型的な業務を多く含むため自動化機能による大きな効果が期待できます。
●帳票システム
帳票システムは、請求書や見積書、納品書などの帳票を「電子化」し、一元管理できるようにするIT製品です。見積書や請求書、報告書など、これまで「紙」で行われていた帳票の管理を電子化し、システム上で一元管理できるようにします。帳票の作成や管理など、定型的な業務を多く含むので、自動化による成果が大きく見込めます。
●販売管理システム
販売管理システムは「商品の受注から納品まで、お金や商品の一連の流れをシステム上で管理する」ためのIT製品です。小売業や卸売業にとって欠かせない業務フローである「客から代金を受け取り、商品を引き渡すまでの流れ」を電子的に正しく記録し、管理できます。販売データの入力や分析などの定型的な業務を多く含むので、RPAの自動化機能も大きく関連します。
●在庫管理システム
在庫管理システムは、保有する「商品や資材の在庫状況をデジタル管理」するためのIT製品のことです。入出庫情報を記録して的確に集計、管理するだけでなく、「余剰在庫や欠品を生み出さない」ための数々な機能を搭載します。在庫の確認や発注など、定型的な業務を多く含むため、RPA／自動化の機能によって効率化と信頼性向上が見込めます。
ERPとRPAの連携で、業務効率と精度向上の“さらなる高度化”を実現
ERPとRPAを連携させることで、業務効率と精度向上が一段と進化します。ERPは企業の業務プロセスを一元化して管理するシステムであり、データの収集から分析、処理までを効率的に行う役割を果たします。一方、RPAはルーチン業務や定型的な作業を自動化する技術、ツールです。これらを組み合わせることで、データ管理と自動化がシームレスに連携し、大幅な業務効率化と精度向上が期待できます。またRPAにはERP以外のIT製品や業務プロセスとも深い親和性があります。
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