昨今、早期の対応や実践が叫ばれる「企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）」。このDXを実践、検討していく中でよく登場する「聞き慣れない単語／略語」から、IT製品の活用において「実はあまり理解していなかったかもしれない用語／略語」「これから使っていくかもしれない言葉」をピックアップし、サクッと解説します。今回は「RPA」です。
目次
RPAの基礎知識
RPAとは
PRA（Robotic Process Automation／ロボットによるプロセス自動化）とは、人間が行っていた定型的な業務を自動化する技術、またはこの機能のためのプログラム／ソフトウェア／ツールのことを指します。
ここでの「ロボット」とは、物理的な機械ではなくプログラムやソフトウェアのことです。「人間の代わりに作業する」ことをイメージしやすくするために、また効率化を図るコンセプトを端的に伝える意図で用いたとされています。
RPAの目的
RPAの目的は、人間がPCなどを使って行っていた定型的な業務の自動化とそれによる業務の効率化、そこから生まれるコストダウンが挙げられます。
RPAの導入シーン
PRAは「データの入力」「書類の整理、保存」「ファイルの転送」など、人力で行われている単純作業、あるいは反復的な作業を自動化することができます。
RPAで得られるビジネス効果
- 業務効率化と生産性の向上
- コスト削減
- 業務の正確さが向上
- 働き手不足の解消・労働時間の低減
業務効率化と生産性の向上
RPAは、これまで人間が行っていた事務的な作業／定型業務を自動化することで、業務の速度や効率を大きく向上させる目的を持っています。
これにより業務の正確さも向上し、業務の効率化につながります。
また、業務効率化によって浮いた時間ができるので、それまでその業務を行っていた人は、例えば営業活動や事業計画の立案といったクリエイティブな業務へ専念できるようになります。営業支援や他の業務効率化に向けた考察といったことにも時間を割けるようになります。会社にとって、自身にとって、新しい付加価値を生むことに集中できるようになります。
コスト削減
もう1つは「コスト削減」です。これまでであれば多くの人手を使っていた業務をPRAを利用することで自動化できれば、人件費の削減が期待できます。また、紙などに出力して行っていた業務や各種の事務作業にかかっていた費用などの削減できるでしょう。
業務の正確さが向上
RPAは人間が人の手でやってきた作業を代替することで、作業の間違いが起こる可能性を大きく減らせます。RPAはプログラムなので、その前段階の指示さえ誤りがなければ決まった動作を間違えることはありません。
働き手不足の解消・労働時間の低減
RPAを導入することで、これまで定型的な業務に忙殺されていた人材をその業務から開放してあげることができます。より生産的な業務へ割り当てたり、あるいは必要と分かっていつつも手を出せていなかった業務などへ時間と労力を割けるようになります。
RPAと関連する／併用で相乗効果が得られるIT製品
●ERP（基幹システム）
ERP（Enterprise Resource Planning／基幹システム）は企業活動に必要不可欠な経営資源である「ヒト・モノ・カネ・情報」を一元管理し、属人化させずに有効活用するという考え方、およびそれを実現するためのIT製品です。
PRAはそれに必要なデータなどの正確性を高め、全体的な行程を効率化する機能を提供します。それぞれを連携させることで、業務に関連する必要な情報を「正確に」「迅速に」ERPへ集約することが可能になります。
●会計システム
会計システムは、「経理業務」をデジタル化、かつ自動化して効率向上につなげるIT製品です。請求書の作成や支払いの管理など、定型的な業務を多く含むため、RPA的機能を標準で備えていることが多いです。RPAとの親和性は特に高いと言えます。
●経費精算システム
経費精算システムは、企業活動に関わる「経費清算」を効率的にし、同時に管理・連携できるIT製品です。領収書のデータ入力、経費の計算、経費申請フォーマットに準じた入力などの定型的な業務を多く含むため、RPAと高い親和性があります。
●受発注システム
受発注システムは「受注、発注業務」を一元管理し、効率化するIT製品です。受注や発注を行う上で必要なさまざまな機能を集約し、受注管理から在庫管理、さらには出荷管理まで、一元化したデータのもとで、正確かつ作業の効率化、迅速化が期待できます。注文の受け付けや発注の管理など、定型的な業務が多くあるので、自動化機能の活用でさらなる高い効果が期待できます。
●請求書発行システム
請求書発行システムは、会計システムや販売管理システムと連携し「請求書の作成・発行・送付・受領業務を効率化、自動化」できるようにするIT製品です。受発注システムは「受注、発注業務」を一元管理し、効率化するIT製品です。請求書の作成や送付など、定型的な業務を多く含むため自動化機能による大きな効果が期待できます。
●帳票システム
帳票システムは、請求書や見積書、納品書などの帳票を「電子化」し、一元管理できるようにするIT製品です。見積書や請求書、報告書など、これまで「紙」で行われていた帳票の管理を電子化し、システム上で一元管理できるようにします。帳票の作成や管理など、定型的な業務を多く含むので、自動化による成果が大きく見込めます。
●販売管理システム
販売管理システムは「商品の受注から納品まで、お金や商品の一連の流れをシステム上で管理する」ためのIT製品です。小売業や卸売業にとって欠かせない業務フローである「客から代金を受け取り、商品を引き渡すまでの流れ」を電子的に正しく記録し、管理できます。販売データの入力や分析などの定型的な業務を多く含むので、RPAの自動化機能も大きく関連します。
●在庫管理システム
在庫管理システムは、保有する「商品や資材の在庫状況をデジタル管理」するためのIT製品のことです。入出庫情報を記録して的確に集計、管理するだけでなく、「余剰在庫や欠品を生み出さない」ための数々な機能を搭載します。在庫の確認や発注など、定型的な業務を多く含むため、RPA／自動化の機能によって効率化と信頼性向上が見込めます。
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