営業担当者は商談だけが仕事ではありません。営業活動のための情報を仕入れ、多くの顧客を管理し、メールの返信や細かいやりとりをし、報告書や見積書の作成なども行います。やるべきタスクが山積みの中、成約の要である顧客との信頼関係が十分に構築できていない……と感じている人も多いことでしょう。
ここで紹介する営業効率化ツールには、忙しい営業担当者をサポートする機能が多数搭載されています。ツールを導入するメリットや特徴、選び方などをまとめました。営業のDX化、営業活動の効率化を進めていきましょう。
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営業効率化ツールの必要性
営業活動を効率化できるツールがなぜ必要なのでしょう。メリットと合わせて確認していきましょう。
営業の課題と効率化の重要性
営業成績を上げるた特に重視されることは、顧客のニーズを理解したコミュニケーションです。しかし、営業担当者の仕事は商談だけでなく顧客情報や案件情報の管理、商談の記録、見積書の作成などのタスクが多数あり、それらをこなすことに追われて本来の営業活動に十分な時間を割けない課題も多くあります。
このような営業活動の課題を解決するために、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）のような営業活動支援ツールが役立ちます。
IT製品を活用することで、顧客情報の一元管理や案件の進捗状況や各個人の行動量などを「見える化」できます。また、営業活動や関連する事務作業を効率よく行えるようになるため、タスクの消化に充てていた時間は、顧客へのヒアリングや商談の分析といった営業活動ならではの業務に割けるようになります。
このように、営業活動の効率化は単に業務をスムーズにするだけでなく顧客の満足度を高め、同時に市場競争における自社価値や売上の増加にもつながります。
営業効率化ツール導入のメリット
ツールには、顧客や案件情報の入力、日報の作成など細々としたタスクを効率良く行える機能が備わっており、営業担当者が抱えるタスクを効率的にこなせる点がメリットです。
しかし、メリットは業務の効率化だけではありません。ツールは「営業活動の可視化」にも役立ちます。見えにくい営業活動の進捗や行動力が一目で分かることで、自身はもちろん、管理者側も個々担当者の現状を把握でき、適切なアドバイスや評価を行えます。
また、IT製品は属人化しがちな営業スキルの標準化にも役立ちます。個々の担当者が持つ顧客や案件の詳細をチーム全体で共有できれば、情報の偏りがなくなります。情報がオープンになることで、仮に担当者変更時の引き継ぎなどもスムーズに行えたり、成績のよい営業担当者のプロセスを「ノウハウ」として新入社員へシェアしたりといったこともできるようになります。
営業効率化ツールの種類と特徴
ここでは営業活動の効率化に役立つ4つのツールについて、概要や機能、メリットを紹介します。
SFA（Sales Force Automation）とは、営業支援システムを指し、営業活動を効率化するためのツールです。営業プロセスの管理を容易にすることで、チーム全体の生産性を向上させることを目的としています。
主な機能としては顧客情報や商談の管理、営業活動のスケジューリング、営業成績の分析などがあります。見えにくい営業活動が可視化されることで管理が行いやすくなります。また、情報を一元管理することで顧客に対するアプローチの質が高まることなどがメリットです。
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CRM（Customer Relationship Management）は、顧客関係管理のためのツールです。企業が顧客との結びつきを深めることで顧客満足度を高めることを目的としていて、SFAよりも顧客を対象とした機能に特化しています。具体的な機能としては、顧客情報や商談の管理、リード抽出、データ分析などがあります。見込み顧客の早期発見や顧客情報に基づく分析ができ、成約率の向上が期待できます。
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MA（Marketing Automation）は、マーケティング活動を自動化し、見込み顧客（リード）の獲得や育成、選別に用いられるツールです。マーケティング活動を自動化することで、見込み顧客の関心に応じたマーケティング戦略を人間が手動で行うよりも迅速に展開できます。
主な機能にはリード管理、スコアリング、キャンペーン管理や分析レポートなどがあります。マーケティング活動を自動化することで効率を大幅に向上させ、その結果からより的確な施策を打ち出せる点がメリットです。
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名刺管理システムは、ビジネスシーンにおける名刺情報をデジタル化し、顧客管理を効率化するためのツールです。紙の名刺情報をスキャンしてデジタルデータに変換し、それをクラウドや社内データベースに保存できます。
主な機能には、名刺情報の自動読み取り、重複のチェックや名寄せ、検索機能などがあります。名刺管理システムを導入することで、名刺情報へのアクセスが容易になり、紙の名刺による物理的な保管スペースの削減や紛失リスクの低減など多数のメリットがあります。
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失敗しない営業効率化ツールの選び方
SFAやCRM、MAなど、営業効率化に役立つツールは種類が豊富です。ここでは、ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。
- 業務ニーズ、解決したい課題を整理する
- 製品の比較ポイントを定める
- 無料デモ、無料トライアルを有効に活用する
（1）業務ニーズ、解決したい課題を整理する
営業効率を高めるツールを選ぶ際は、自社にとってのニーズや解決したい課題を明確にすることから始めます。営業プロセスを見直して、事務作業にかかっている工数や情報管理の非効率性など、具体的な課題を洗い出しましょう。
例えば、名刺情報の手入力が面倒で管理できていないという課題に対しては名刺情報を自動で読み込みできる機能のあるツールを候補に入れるといったように、現場の声を拾い上げて自社に必要なツールの要件を定めます。
（2）製品／ツールの比較ポイント
次に、使いやすさや費用対効果など、実際の使用を想定して比較検討します。具体的には、以下のポイントをチェックしましょう。
・コスト
初期費用だけでなく、月額/年額の利用料金や保守費用といったランニングコストも含めて費用対効果を検討します。ツールに不足している機能を搭載したい場合には、カスタマイズ費用が別途発生するため、見積書を出してもらいましょう。
・使いやすさ
実際に使う営業担当者がストレスなく操作できるかどうかに関わる、操作性や視認性も重要な比較ポイントです。コストを費やしてツールを導入しても使われなければ意味がないため、導入前には営業担当者に使い勝手を試してもらいましょう。
・連携性
既存のシステムや他ツールとの連携ができれば、より効率化が進みます。例えば、SFAと在庫管理システムを連携することで営業部門は在庫状況をリアルタイムで確認でき、顧客から商品の問い合わせがあった際にスムーズに対応できます。
・サポート体制
サポートの範囲や連絡方法は製品によって異なるため、導入前に確認しましょう。ツールの導入自体に慣れていない場合には、チャットやメールといったテキストだけでなく電話や画面共有といったリアルタイムなサポートがあると心強いため、サポート情報のチェックは必須です。
（3）無料デモ、無料トライアルの活用
IT製品、特にクラウド型のIT製品は「ハードウェアなどの機材類の調達なしに、すぐ導入できる」利点を生かし、一定期間無料で使える「無料トライアル」を用意するものも多くあります。
実際に製品を「試す」ことで、自社に適しているかどうかを見極めることができます。
試用を通じ、操作性と機能の過不足を確かめます。特に利用者、営業担当者の感想を集めましょう。最初はこれまでの方法やツールより使い勝手が悪く感じたとしても慣れれば問題ない／むしろよく考えると効果的である、などもあるかもしれません。営業担当者には無料期間を最大限に活用してもらった上で導入の可否を判断していきましょう。
そして、不明点があれば遠慮なく製品のベンダーに問い合わせて回答を得ましょう。（1）で定めた自社の目的や要望が明確ならば、ベンダーもきっと親身になって対応してくれます。また、満足する回答が得らず、それに応えられないベンダー／製品は「縁がなかった」と判断する材料にもなります。
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営業力強化のカギは営業効率化ツールにあり
営業効率化ツールには、忙しい営業担当者の助けになる機能が多数搭載されています。タスクを効率化するだけでなく、営業活動の見える化や標準化に役立つ＝営業力全体の底上げに寄与するため、当然ですが会社側・マネジメント側にも導入メリットがあります。
ツールの種類はSFAやCRM、MAなどがあり、注力したいポイントによってどれを選ぶべきかは変わってきます。また、ツールひとつとっても機能や使い勝手、コストなどは製品によって特徴があるため、導入する際には現場の声を聞きながら複数の製品を比較検討するとよいでしょう。
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